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I-Teco es una de las empresas líderes de Rusia en el desarrollo de software, integración de sistemas, soluciones de infraestructura, externalización de TI y consultoría. En 2017, los ingresos de la compañía fueron 30,25 mil millones de rublos. Nos reunimos con Dmitry Antipov, el gerente de TI de I-Teco, y nos habló sobre las herramientas de administración de procesos en un negocio centrado en proyectos.
I-Teco
(Tecnologías de la Información)
Moscú
21 años en el negocio
200 usuarios
Usan ELMA desde 2013

Take a tour

– I-teco es una de las empresas líderes en Rusia (Top-500 de la calificación RBK y Top-600 de RAEX). ¿Qué les ayuda a mantenerse competitivo?

Dmitry Antipov: Tenemos nuestra filosofía y tratamos de estar tan centrados en el cliente e innovadores como sea posible. Esto no es solo una frase típica o eslogan de un folleto de promoción, sino un enfoque real que nos permite completar nuestros proyectos y progresar. Los clientes a menudo buscan servicios de TI únicos e intentamos ofrecerles nuestras soluciones innovadores. Por ejemplo, I-Teco fue uno de los proveedores de los Juegos Olímpicos de Sochi 2014. Proporcionamos un sistema unificado de identificación innovador para registrar e identificar a los visitantes

– ¿Puede contarnos más sobre los detalles de su trabajo y la estructura de la empresa?

Dmitry Antipov: Estamos centrados en proyectos y tenemos 15 oficinas regionales en Rusia y divisiones en países de la CEI. Nuestra red de socios incluye más de 170 empresas en todo el país, desde Kaliningrado hasta Petropalovsk-Kamchatskyi. Más de 2500 expertos trabajan para ofrecer servicios de TI de alta calidad a nuestros clientes.

– Cúal es su estrategia para el desarrollo y que procesos planifican realizar?

Dmitry Antipov: Nos estamos orientados a la transformación digital, la Industria 4.0 y las tecnologías para el análisis industrial. Entre nuestras prioridades se encuentran las tecnologías blockchain que desarrollamos en nuestro centro de innovación en Skolkovo, y queremos llevar nuestros propios productos al mercado.

Queríamos configurar procesos de aprobación cómodos y sin papeles.

– ¿Cómo se ve la estructura interna de la empresa?

Dmitry Antipov: Es muy complejo, porque constantemente estamos abriendo, reagrupando y cerrando subdivisiones. A menudo, reunimos equipos con experiencia específica para proyectos inusuales. Un proyecto puede requerir una infraestructura compleja y extensa para crear y probar la solución.

– Hablemos de gestión. ¿Cuándo decidieron implementar un sistema BPM?

Dmitry Antipov: Fue hace mucho tiempo, unos 10 años.
En la gestión de proyectos, los procesos de negocio suelen ser secundarios y, a menudo, ni siquiera están formalizados. Esto está relacionado con el hecho de que los proyectos son diversos. Los tipos de proyectos pueden ser muy diferentes: simplemente compare el desarrollo de software y creación de un centro de datos. Estos proyectos tienen diferentes etapas y tareas. Sin embargo, hay algunos procedimientos fijos donde hay correlación entre los proyectos y procesos.
Primero, implementamos una solución para la gestión de documentos de un proveedor internacional, pero después de cinco años, nos dimos cuenta de que no funcionaba para nosotros, porque necesitábamos automatizar y optimizar los procesos de aprobación y no solo el manejo de documentos. Empezamos a buscar y después de comparar varias soluciones elegimos ELMA.

– ¿Qué fue importante para usted al seleccionar el software?

Dmitry Antipov: El negocio de TI es muy dinámico, y los procesos aquí cambian rápidamente. Cuando entendimos que nuestra solución para gestión de documentos era poco práctica para nosotros, decidimos que era importante encontrar una solución flexible que permitiera modificar los procesos fácilmente.
A juzgar por nuestra experiencia y prácticas, también prestamos atención a la funcionalidad. Para nosotros era importante que el sistema tuviera capacidades para subir documentos, administrar versiones de documentos y proporcionara búsqueda de documentos.

– ¿Cual era su objetivo principal durante la implementación de ELMA?

Dmitry Antipov: Configurar procesos de aprobación cómodos y sin papeles. En general, queríamos automatizar la aprobación de eventos en caso de múltiples aprobadores: contratos con clientes, documentos internos, presupuestos y viajes de negocios.
Este fue nuestro objetivo principal porque la mayoría de nuestros empleados trabajan directamente con los clientes. Los ingenieros siempre están en las oficinas de clientes instalando las soluciones, y los gerentes se están comunicando tanto con los clientes como con los ingenieros. Es imposible reunirlos a todos en un solo lugar, por lo que cuando es necesario involucrar a más de dos o tres empleados en un solo proceso, las cosas se vuelven muy complicadas.

– ¿Cómo ELMA se incorporó en la compleja red de sus soluciones corporativas?

Dmitry Antipov: Fue rápido; lo hicimos en solo tres meses. Firmamos el contrato en agosto de 2013, y a fines de octubre comenzamos a aceptar el trabajo.

– ¿Cómo comenzó el proyecto de implementación y cómo se desarrolló?

Dmitry Antipov: Al principio, nosotros mismos no desarrollamos nada, pero participamos en el establecimiento de objetivos para la gestión de procesos. Por ejemplo, durante la primera fase, creamos los términos de referencia. Cuando se establecieron los principales procesos de aprobación, nuestro desarrollador con la experiencia adecuada ingresó al equipo. Trabajó como programador y gerente de proyectos. Añadimos la aprobación de viajes de negocio y contratos de adquisición (primero con los clientes y luego con nuestros contrapartes). Recientemente configuramos la aprobación de NDA y aprobación de trabajos entre departamentos.
Este último es bastante interesante. Como ya he dicho, hay muchos equipos en la compañía. Un equipo puede pedir cierto trabajo de otro equipo o prestar a empleados expertos. Para eso, se crea un documento especial, como un contrato interno, donde se especifican el monto y el precio de trabajo.
Ahora estamos gradualmente agregando procesos para gestionar documentos de otros tipos. La estructura interna de la empresa está cambiando rápidamente: aparecen nuevas divisiones, y constantemente recibimos solicitudes de modificación de las rutas del proceso. Tenemos muchas divisiones autónomas, y a menudo tienen procesos que difieren de los procesos de la compañía principal. Les ayudamos a automatizar algunos de estos procesos. Configurar un proceso y usarlo sin parar durante, digamos, cuatro años no es el caso nuestro.

Tener requisitos exactos definitivamente se suma al éxito del proyecto.

– ¿Cómo reaccionaron los empleados a tener que trabajar en ELMA?

Dmitry Antipov: La reacción fue bastante positiva, y todos se acostumbraron rápidamente. Al principio, nos preocupabamos que trabajar con la nueva interfaz sería dificil, pero todo fue bien. Además, nos dimos cuenta de que ELMA es muy flexible y escalable.

– ¿Cuál dirías que es el resultado principal de haber implementado ELMA?

Dmitry Antipov: Hemos automatizado y simplificado nuestros procesos de aprobación. Los empleados ahora pueden tomar decisiones en línea. Todos los gerentes tienen acceso a ELMA incluso cuando están de viaje de negocios o de vacaciones, y de allí pueden participar en las aprobaciones si es necesario.
En procesos complejos con muchos participantes, los empleados no necesitan configurar rutas de proceso por sí mismos. El sistema los guía o enruta el documento automáticamente, lo que reduce significativamente las posibilidades de error.

– ¿Qué consejo daría a aquellos que están considerando cambiarse a la gestión de procesos?

Dmitry Antipov: La recomendación principal sería entender bien que la compañía desea lograr, en lugar de depender de consejos de fuentes externas. Si la empresa que desea implementar un BPMS no considera a fondo todos los requisitos, se vuelve difícil evaluar los resultados del proyecto. Si al principio no sabes lo que quieres lograr, al final del proyecto no podrás saber si lo has logrado o no. Tener requisitos exactos definitivamente se suma al éxito del proyecto.

ELMA is used in approval processes, we use it to create reports, gather analytic data. All of this helps us make the right management decisions.