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Creando un sistema para estimar los costos de proyectos en Ertle Stroy

Objetivo
Automatizar la estimación de los gastos de proyectos en una empresa que se ocupa de construcción de instalaciones de producción, instalaciones agroalimentarias, centros logísticos y grandes almacenes.

Solución
Basándose en la plataforma ELMA BPM, los expertos de Ertle Stroy crearon un sistema para estimar los costos de proyecto. Se resumen automáticamente los costos de construcción: salarios de empleados de Ertle Story, tarifas de contratantes extrenos, costos de logística y viajes de negocios.
El sistema ha automatizado los principales procesos de gestión de documentos y recursos humanos; también han sido configurados las herramientas de CRM, informes, KPIs y métricas.

Resultado
Los riesgos financieros han disminuido debido a la creación de una base de datos de contratantes, el control de la cantidad de trabajo completado y calidad de su ejecución.
El procedimiento de delegación se ha simplificado y la velocidad de ejecución de una tarea se ha incrementado debido a la automatización de producción y de gestión de documentos.
La compañía ha expandido su negocio y ha abierto nuevas sucursales en Polonia y paises de la CEI.

Antes de fundar su propia compañía, Ignace Haertle, un ingeniero francés y jefe de Ertle Stroy, había trabajado en grandes empresas de construcción como Bouygues y SNC-Lavalin. En esta entrevista, nos habló de los detalles de los procesos de construcción y las peculiaridades de su automatización con un BPMS.
Construcción, Kiev
Kiev
30 procesos de negocio
2000 transaciones por mes
200+ usuarios
Usan ELMA desde 2015
Con ELMA
20+proyectos a la vez
4 nuevas sucursales en Polonia y países de la CEI

Take a tour

– Durante más de diez años, Ertle Story ha estado trabajando en construcción en los países de la CEI. ¿Por qué usted, un ingeniero francés, eligió este mercado para comenzar su negocio?

Ignace Haertle: Antes de fundar mi propia empresa, gestionaba proyectos en grandes empresas en Francia y sabía que el mercado europeo no tenía mucho espacio para nuevos participantes. El mercado de la CEI estaba menos saturado, veía un gran potencial desde el punto de vista de los recursos naturales, humanos y territoriales, y contaba con mi experiencia administrativa y el uso de las tecnologías europeas.

– ¿Todo salío como esperaba?

Ignace Haertle: Sí, estoy seguro de que fue la decisión correcta. En 2012-2015 demostramos un rápido crecimiento: de una docena de empleados crecimos a varios cientos. Comenzamos a ofrecer más servicios: a realizar trabajos de construcción, proyectos llave en mano y contratos maestros, y comenzamos a fabricar construcciones de hormigón armado. El número y la escala de nuestros proyectos aumentaron significativamente. Creo que en Francia no hubiéramos podido lograr ese crecimiento y esa dinámica debido a la división del mercado.

– ¿Cómo logran aumentar la cantidad de proyectos y el número de empleados?

Ignace Haertle: Lo hicimos debido a una delegación de tareas bien establecida y un mejor control del negocio. En 2015, comenzamos a pensar en comprar una herramienta para alinear y automatizar nuestros procesos. Después de haber estudiado el mercado, elegimos ELMA.

– ¿Cuánto tiempo les tomó configurar el sistema?

Ignace Haertle: No mucho. Pasaron dos años desde que compramos la plataforma hasta que pude lanzar nuestros procesos básicos. Hicimos mucha personalización y ahora casi no utilizamos los módulos incorporados. Tal flexibilidad es la principal ventaja de ELMA. Nos conviene perfectamente como una plataforma integral donde podemos configurar nuestros propios procesos.

– ¿Que trabajo lograron hacer?

Ignace Haertle: Tuvimos una tarea importante: crear un sistema para estimar los costos de proyectos que tendría en cuenta las tarifas de los contratistas y las órdenes de trabajo de acuerdo con las hojas de tiempo, así como los gastos de viaje de negocios y logística.
Fue difícil configurar la conversión de todos los artículos en dinero para que el documento final resumiera automáticamente «manzanas» con «manzanas» en vez de «tarifas» con «pagos no monetarios».
Ahora el sistema muestra todos los gastos. Por ejemplo, nuestros contadores registran los salarios en ELMA: el programa convierte el salario de un empleado en la moneda requerida y lo agrega al costo total del proyecto.

– ¿Fue necesario crear una solución tan compleja basada en ELMA?

Ignace Haertle: Sí, necesitábamos esta herramienta debido a los problemas específicos del sector. Aunque Ertle Story es una empresa multifuncional, no ofrecemos todos tipos de servicios de construcción y, por lo tanto, una parte del trabajo en nuestros proyectos se realiza por nuestros contratantes.
Tenemos 20-30 proyectos activos al mismo tiempo, y hay que hacer tipos de trabajo muy distintos. Además, los sitios de construcción, incluso en un país, pueden estar muy lejos uno del otro. Todos los días tenemos que calcular de forma intensiva todas las tasas y volúmenes de contratas.
La construcción requiere un control riguroso debido a todos los riesgos. ELMA nos ha ayudado a aumentar nuestra seguridad financiera. Cuando contratamos a un contratante para un proyecto, nuestro empleado hace una entrada en el sistema sobre este trato, especifica el costo y el alcance del trabajo. Así formamos nuestra base de datos. Luego viene la aprobación durante la cual comparamos los precios del contratante con los precios en la base de datos. Si el trato está aprobado, una vez cumplidos los trabajos, nuestros empleados verifican si la cantidad de trabajo corresponde con el alcance especificado. Intentamos incluir y controlar todos los detalles del proyecto.

– ¿Tenían que involucrar a los expertos externos para desarrollar los procesos?

Ignace Haertle: Sí, a veces se requería programación. Por ejemplo, tuvimos problemas al configurar el contador en el proceso de Propuesta Comercial y necesitábamos la ayuda de un desarrollador. Además, en el proceso de Aprobación de Facturas, quería que la factura escaneada se mostrara al inicio del proceso. Pero, en general, los procesos fueron configurados por nuestro experto.

– ¿Cuales son los procesos principales que utilizan?

Ignace Haertle: En mayoría utilizamos los procesos de gestión de documentos: “Aprobar documento”, “Considerar documento”, “Informarse con documento”. También usamos la aplicación CRM y nuestros propios procesos – “Propuesta Comerción”, “Pago”, “Factura”, y algunos procedimienos de RH.

Intentamos incluir y controlar todos los detalles del proyecto.

– ¿Como reaccionaron los empleados al comenzar a trabajar en ELMA?

Ignace Haertle: Este fue en realidad uno de los principales efectos positivos de la implementación. A menudo sucede, especialmente en los países de la CEI, que después de que una empresa implementa una nueva tecnología, en lugar de beneficiar a los empleados realmente les da más trabajo. Al comenzar el proyecto de ELMA, tenías miedo de que las personas comenzaran a trabajar para los procesos y no los procesos para las personas. Pero eso no sucedió. El sistema rápidamente comenzó a ayudar a los empleados. Probablemente, esto fue posible porque nos limitamos a dos o tres procesos para la mayoría del personal.

– ¿Qué comentarios reciben de los empleados? ¿Participan los empleados en la mejora de los procesos?

Ignace Haertle: La mayoría no participa. Es que al principio estábamos abiertos a todas las ideas nuevas, pero cuando comenzamos a implementarlas, las cosas comenzaron a salir de control. Muchos procesos resultaron ser inútiles. Ahora somos más cuidadosos al introducir cambios, y todo funciona bien. Sin embargo, estaría feliz si los empleados participaran más en la búsqueda de errores.

– ¿Cuales son los principales efectos de la implementación de ELMA, en su opinión?

Ignace Haertle: ¡El sistema resultó ser muy efectivo para nosotros! Nos permitió regular y escalar el negocio. Con ELMA, puedo ver lo que está sucediendo en la empresa en tiempo real. Ahora podemos tomar más proyectos y mantenerlos bajo control. Podemos ver dónde pueden aparecer los problemas y dónde las cosas van bien. La seguridad financiera en nuestras obras de construcción también ha mejorado.

Ahora podemos tomar más proyectos y mantenerlos bajo control.

– ¿Cuales son sus planes para el desarrollo del sistema en el futuro?

Ignace Haertle: Seguimos trabajando en organizar la gestión de documentos y crear una base de datos para procesar grandes volúmenes de información.

– ¿Qué consejo daría a los que piensan automatizar sus negocio con un BPMS?

Ignace Haertle: Tal software es definitivamente útil para las empresas en crecimiento. Cuando nuestra compañía era pequeña, yo mismo daba órdenes para administrar los tratos y pagos. Pero a medida de que la empresa creció, tuvimos que revisar el proceso de toma de decisiones, porque comenzamos a trabajar en diferentes lugares y yo estuve fuera de oficina la mayoría del tiempo. ELMA nos ayudó a alinear los procedimientos para nuestros empleados, y la delegación se hizo más conveniente. Hoy tenemos todas las rutas configuradas y descritas a fondo: un empleado no tiene que interpretar la tarea, simplemente selecciona entre las dos opciones que le ofrece el sistema.

Con ELMA, puedo ver lo que está sucediendo en la empresa en tiempo real.