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ASE es la empresa gestora del Grupo de Empresas ASE y pertenece a la división de ingeniería de la Corporación Estatal «Rosatom» junto con Atomstroieksport, Atomenergoproekt y Atomproekt. El grupo empresarial ASE enfoca en el diseño y construcción de instalaciones nucleares y ahora está construyendo centrales eléctricas en 15 países: China, Turquía, India, Irán, República Checa, Finlandia, Belarús y otros. Para aumentar la eficiencia de la gestión de proyectos, el grupo empresarial ASE constantemente adopta tecnologías innovadoras. Nos hemos reunido con Sergey Nelyubin, Jefe del Departamento de Optimización de Procesos de Negocio de ASE para hablar sobre la automatización de los procesos en la empresa.
JSC ASE
(Construcción de instalacioned nucleares)
www.niaep.ru
65 años en el negocio
4000 usuarios
25 procesos de negocio
Usan ELMA desde 2015

Take a tour

– Hoy el Grupo ASE toma más de 30% del mercado de la construcción de centrales nucleares. La mayoría de sus proyectos son contratos extranjeros: Bangladesh, Hungaría y Sudáfrica. Actualmente están trabajando en un proyecto grande en Finlandia. ¿Cómo logran mantener el liderazgo?
Sergey Nelyubin: Los objetivos principales de la Corporación Rosatom son la reducción del tiempo y del costo de la construcción junto con un crecimiento de la calidad. Sin esto, es imposible mantenerse al día con los competidores y mucho menos mantener una posición de liderazgo en el mercado. Constantemente implementamos nuevos sistemas y herramientas y ya hemos logrado ciertos resultados. El año pasado recibimos un certificado de la 3ª clase de competencia en gestión de proyectos según el modelo IPMA-Delta. Por lo que sé, sólo 3 empresas en el mundo tienen la cuarta clase. Eso es lo que logramos hacer en 2017. Usted ve, la gestión de proyectos está directamente relacionada con los objetivos estratégicos de la empresa.

– ¿Cómo se ve la infraestructura de TI de la empresa en este momento?
Sergey Nelyubin: Nuestra infraestructura de TI incluye más de 100 sistemas asignados a diferentes departamentos. Algunos de los sistemas son comprados y algunos desarrollados por nuestros especialistas.

– ¿Por qué decidieron implementar ELMA?
Sergey Nelyubin: Una gran ventaja de ELMA es su capacidad de convertir un simple diagrama en un proceso ejecutable. Usted simplemente agrega unos variables requeridos y ya tiene un producto listo para usar.

– ¿Qué procesos implementaron primeramente?
Sergey Nelyubin: En primer lugar, hemos integrado ELMA con Active Directory y nuestro cliente de correo electrónico, dando así acceso al sistema a 4000 usuarios. Luego implementamos dos proyectos más.
El equipo de ELMA nos ayudó a lanzar el proceso de Solicitud de Transporte. Aquí es cómo funciona: tenemos un stock de coches que nuestros empleados pueden utilizar cuando sea necesario. Antes, para pedir un coche para un día determinado, solían pasar mucho tiempo firmando los documentos requeridos. Nos tomó dos días dibujar un mapa de proceso e implementarlo. Ahora los empleados hacen sus pedidos en ELMA y es mucho más fácil. Cada día recibimos de 10 a 15 pedidos.
Así que el sistema de producción de Rosatom implica una crecimiento contínuo de eficiencia, automatizamos nuestros registros internos, involucrando también a otras compañías de la división de ingeniería de Rosatom. El desarrollo del proyecto primario tomó 3-4 semanas porque el proceso es bastante complejo y multinivel. Más tarde, este proyecto obtuvo el quinto lugar de 65 en un concurso de la Corporación Estatal.
En general, hemos desarrollado 24 proyectos durante el año 2016. La mayoría de ellos estaban relacionados con la gestión de documentos, reclutamiento y actividades regulatorias. Ahora estamos integrando nuestra infraestructura de TI con SAP y estamos considerando conectar ELMA también, para soporte. ELMA funciona bien en la parte de la implementación de plataformas a gran escala porque permite configurar diferentes campos y tipos de datos directamente en el prototipo.

Una gran ventaja de ELMA es su capacidad de convertir un simple diagrama en un proceso ejecutable.

– ¿Cuáles son sus principales criterios de una implementación exitosa?
Sergey Nelyubin: Procesos transparentes y mensurables. Es genial poder ver los resultados digitales de su trabajo. Entiendes bien lo que se puede mejorar. Con los KPI, se puede controlar los procesos y gestionarlos basándose en datos reales. Todas las estadísticas son recopiladas y analizadas sin ningún trabajo adicional.

– ¿Cómo reaccionaron sus empleados a tener que trabajar en ELMA?
Sergey Nelyubin: Hemos recibido diferentes comentarios. Algunas personas se adaptan fácilmente a los cambios mientras que otras no. Me gustó la reacción que tuvimos después de implementar el proceso de Solicitud de Reclutamiento. Los empleados involucraron y comenzaron a proponer diferentes formas de mejora. Por ejemplo, recientemente propusieron implementar un proceso para solicitar la traducción de documentos de proyecto.

Con los KPI, se puede controlar los procesos y gestionarlos basándose en datos reales.

– ¿Qué recomendaría a las personas que están pensando en implementar ELMA en su empresa?
Sergey Nelyubin: Creo que el mejor enfoque es comenzar con las coasas básicas y cambiar gradualmente a proyectos complejos. Es decir, hacer un punto de entrada y examinar la reacción. Con el tiempo, los empelados se interesarán en el sistema. También quisiera decir unas palabras a la empresa ELMA: sigan desarrollando y mejorando su sistema, manteniendo el enfoque flexible y orientado al cliente. Es de gran ayuda para sus clientes!

Alexander Chegodaev, Gerente de Adquisición de Talentos : Con ELMA conseguimos automatizar y sintetizar múltiples procesos. Los empleados de diferentes oficinas ahora pueden comunicarse rápidamente entre sí: pueden abrir ELMA en línea, hacer comentarios, aprobar o rechazar documentos. Nuestros ejecutivos fácilmente administran sus tareas a través de aplicaciones móviles al estar en un viaje de negocios. La gestión de procesos se ha vuelto centralizada y transparente.

Ilya Smagin, Especialista Principal del Departamento de Optimización de Procesos de Negocio : Muchos procesos se han hecho digitales. Los empleados no necesitan manejar documentos en papel ya que todo está automatizado y ELMA les notifica acerca cualquiera actualización del estado del proceso. También quiero notar que el cumplimiento del horario se ha aumentado significativamente. Dado que las tareas tienen plazos de ejecución claros y empleados responsables, ahorramos mucho tiempo, y el tiempo es uno de los recursos más valiosos en cualquiera empresa.

Los empleados involucraron y comenzaron a proponer diferentes formas de mejora.