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Universidad Médica Estatal de Kirov es un gran centro científico y médico en la región de Kirov. Su infraestructura incluye un centro de certificación y educación basada en simulación, laboratorios de investigación, tipografia, biblioteca científica, una clínica y un centro de salud, un museo y otros lugares. La administración de la Universidad desarrolla constantemente las comodidades, recursos y capacidades tecnológicas. El jefe de Soporte de Documentos de la Universidad, Denis Semerikov, nos habló sobre el proyecto de implementación de ELMA BPM.
Universidad Médica Estatal de Kirov
(Educación/Cuidado de la salud)
30 años en el negocio
270 usuarios
10 procesos de negocio
5000+ transacciones
Usan ELMA desde 2016

Take a tour

– ¿Cuándo decidieron implementar un sistema de gestión de procesos?

Denis Semerikov: La administración de la universidad entiende que los sistemas de TI son una parte integral de una empresa dinámica. Apoya nuestros ideas y proyectos de TI. Empecé a trabajar aquí en 2014, en aquel momento la tarea principal de nuestro equipo era “recargar” los procesos de la universidad. Una de las soluciones fue implementar gestión de documentos electrónicos y un sistema de gestión de procesos.

-¿Por qué le pareció necesario?

Denis Semerikov: Cada organización financiada por el estado procesa un gran volumen de documentos (memorandos, notas, informes, etc.). Todos estos documentos deben manejarse de acuerdo con las regulaciones de gestión de documentos. Debido a una extensa estructura organizativa, las rutas de documentos son bastante complejas: primero, un documento se registra, luego se envía a un jefe para que asigne tareas, luego se asigna un supervisor y el documento se envía a los ejecutores de las tareas.

Antes de instalar el sistema, solíamos registrar los documentos de forma manual en nuestro registro y luego en el Numerador, una aplicación desarrollada por nosotros mismos que contiene páginas con los nombres y números de objetos. Esto fue muy inconveniente para la búsqueda de documentos: cada vez los empleados tenían que chequear muchas carpetas para encontrar un documentos. Otras actividades con documentos también se hicieron a mano.

Por ejemplo, una nota emitida por el director de la universidad debe llegar a todos los departamentos. Tenemos más de 100 departamentos, y algunos se encuentran en los hospitales en Kirov. Con el fin de informar a todos los jefes de los departamentos, decanatos, profesores y otros empleados, tuvimos que hacer muchas copias impresas de la nota y colocarlos en compartimentos especiales en el Departamento de Soporte de Documentos. El monto de documentos copiados y del papel utilizado fuera terrible.

Hablando de la gestión de registros, aquí el control es muy estricto. Decimos que un documento es la cara de una empresa.

– Cuéntanos, como comenzó el proyecto de automatización. ¿Cuáles fueron sus criterios para seleccionar el sistema?

Denis Semerikov: A principios de 2015 comencé a buscar una solución adecuada. Consideré unos 20 sistemas y elegí ELMA, que se cimplía con todos nuestros requisitos. Mi principal criterio fue la facilidad de configuración y uso. La mayoría de nuestros empleados (decanos, médicos) no son personas técnicas. Trabajan con medicina e investigación científica. Queríamos que entendieran fácilmente las características del sistema. Estaba buscando un sistema de cliente liviano que para trabajo solo requiriera acceso a Internet, ya que algunos de nuestros departamentos se encuentran en lugares distantes. Además, como administrador del sistema sin habilidades de programación, yo no quería depender de los desarrolladores al configurar el sistema.

– ¿Cuales fueron los objetivos del Proyecto de implementación?

Denis Semerikov: Facilitar el acceso de los empleados a la información; organizar almacenamiento electrónico y crear una base de datos; automatizar el manejo de documentos entrantes, salientes e internos; mejorar el cumplimiento del horario.

– ¿Como comenzaron la implementatión?

Denis Semerikov: Después de que compramos ELMA en septiembre de 2015, me sometí a un entrenamiento remoto que tomó entre 8 y 10 horas e hice la configuración inicial. La oficina de TI de la universidad ayudó a implementar el sistema en el servidor, el resto lo hizo el Departamento de Soporte de Documentos.
Después de entrenamiento y pruebas, la universidad comenzó a usar ELMA en su trabajo. Organizamos el entrenamiento primero para los gerentes y luego para empleados de los departamentos. Todo el proceso de implementación desde la compra hasta registración del último usuario duró poco más de un año. Para una compañía financiada por el estado eso es muy rápido.

– ¿Quién formó parte del equipo de implementación?

Denis Semerikov: La mayor parte del trabajo fue realizado por mí y por tres empleados del Departamento de Soporte de Documentos. Configuramos el sistema y lo completamos con datos.

– ¿En el primer lugar, qué hicieron?

Denis Semerikov: Comenzamos con las cosas simples: páginas de objetos, control de acceso, configuración de roles y el esquema de clasificación de records. Luego implementamos el registro de los documentos normativos de la universidad. En ese momento, creamos un proceso que nos permitió agregar a nuestra base de datos todos los documentos válidos de los años 80 y 90.

Además del registro, creamos un almacén de documentos electrónicos. ELMA nos ayudó a organizar los documentos, lo que es muy iportante ya que la universidad está supervisada por la Oficina Estatal de Registros. El almacén se usa tanto para documentos registrados como para diferentes instrucciones y guías. ELMA se ha convertido en nuestro “consultor interno”, donde culaquier empleado puede encontrar la información que necesita para su trabajo.

Me gustaría mencionar específicamente el proceso “Registrar documento”. Con este proceso, todos los empleados de la Universidad pueden registrar tales documentos como memorandos, informes y peticiones. Logramos eliminar los registros en papel en nuestros departamentos.

En el portal interno, creamos una sección de mensajes, listas de tareas y calendarios para una mejor comunicación entre los trabajadores. Los empleados de diferentes departamentos pueden ver todas las tareas, documentos pendientes de aprobación y siempre tener la información actualizada. Además, queremos agregar un portlet con las noticias actuales de la universidad y un calendario general que mostraría todos los eventos principales.

– ¿Cuántos documentos se registran cada día y qué tipo de flujos de documentos existen en la organización?

Denis Semerikov: Contando los documentos entrantes, salietnes e internos, son alrededor de 150.

– ¿Qué procesos están usando?

Denis Semerikov: Por el momento, hemos automatizado todos los procesos estándares de gestión de documentos: registro, información, consideración, aprobación. El flujo principal del nivel “Director – Vice-Driector” solo se maneja electrónicamente. Si se necesitan documentos en papel para algún tipo de inspección, se imprimen.

El proceso que se usa más que todos es “Información”. Es muy popular! Así que generalmente no enviamos un documento a ciertos empleados sino a departamentos, creamos grupos de usuarios “Facultad de medicina general”, “Departamento de anatomía”, “Departamento de recursos humanos”, “Todos los departamentos”, etc. Cuando se inicia el proceso, el sistema automáticamente crea cientos de tareas para que los usuarios seleccionados se familiarizan con el documento.

ELMA se ha convertido en nuestro “consultor interno”, donde culaquier empleado puede encontrar la información que necesita para su trabajo.

– ¿Qué herramientas del sistema se utilizan más?

Denis Semerikov: Algunas de las herramientas más utilizadas son el “Informe sobre documentos pendientes de control” y el “Informe sobre el cumplimiento de horario”. Estas herramientas son cómo una varita mágica para nostros. Antes, solíams gastar medio día preparando tales informes. Ahora solo nos toma unos minutos: simplemente configuramos el filtro, seleccionamos un formulario y ELMA crea el documento automáticamente. Hemos configurado unas páginas con filtros de caducidad y control que nos muestran cómo los empleados están completando sus tareas. El acceso a estas páginas está disponible solo para el Departamento de Soporte de Documentos. ¡Esto realmente nos ayuda en el trabajo!

Aparte de eso, utilizamos mucho la aplicación ELMA Agent: editamos documentos directamente en el servidor y enviamos documentos desde los escáneres a sus páginas en ELMA. Esto funciona muy rápido.
Hablando de la gestión de registros, aquí el control es muy estricto. Decimos que un documento es la cara de una empresa. Cuando recibimos un documento de otra compañía, siempre podemos decir cómo está organizada la administración de documentos allí. Nuestro objetivo es garantizar que todos los documentos de nuestra Universidad se emitan siempre a tiempo y en su mejor versión. ELMA nos ayuda a lograr este objetivo.

– ¿Cómo reaccionaron los empleados a tener que trabajar en ELMA?

Denis Semerikov: Sabíamos que era imposible complacer a todos. Tenemos la tarea de que la Universidad utilizara el sistema, y simplemente comenzamos a cumplir esa tarea.
En septiembre de 2017, hicimos un cuestionario anónimo y descubrimos qué exactamente pensaban los empleados de la Universidad sobre la implementación del sistema. De 270 empleados, alrededor de 200 participaron en la encuesta. Los resultados fueron una sorpresa agradable:

“¿Cómo se siente acerca de la implementación de ELMA?”: 73% — positivo, 17% — neutral y solo 5% — negativo.
“¿Con qué frecuencia utiliza usted el sistema?”: 69% — cada día.
“¿Le gusta trabajar en el sistema?”:72% de los usuarios contestaron “Sí’.
“¿Como ha cambiado la cantidad de documentos en papel enviados a su departamento?”: 59% de los empleados piensan que se ha reducido, 29% no habían notado ningna diferencia y solo 6% respondieron que la cantidad cabía aumentado.
“¿Se ha vuelto más fácil atenerse a los plazos al procesar los documentos?”: 58% contestaron “Sí”.
“¿Tiene usted alguna dificultad cuando está usando el sistema?”: 58% contestaron “No”.
“¿Le parece que necesitamos un entrenamiento adicional?”: 30% de los usuarios ya dominan las funciones del sistema; el 47% logran resolver sus preguntas durante el trabajo en el sistema.

– ¿Cuáles son sus planes para el desarrollo del sistema en el futuro?

Denis Semerikov: Planeamos aumentar la cantidad de usuarios, integrar ELMA con otras herramientas de TI y añadir más procesos. Ya llevamos un año y medio trabajando en ELMA y me he dado cuenta de que no estamos utilizando todas las capacidades del sistema. Estoy agradecido a nuestros departamentos que nos ayudan a encontrar nuevas formas de aplicar el sistema.

Por ejemplo, hace un tiempo, la Universidad implementó el “contrato efectivo”, lo que significa que comenzamos a evaluar el desempeño de los empleados conforme a ciertos indicadores en el período. El personal académico y administrativo anota el número de artículos científicos emitidos, productos patentados, tareas completadas, etc. Tal vez para eso crearemos un proceso especial en ELMA.

Mi tarea es asegurarse de que la mayoría de nuestros empleados comiencen a trabajar en ELMA, llenándole de documentos, noticias y fotos.

– Cuéntenos sobre los principales resultados de la implementación de ELMA y la automatización de la gestión de documentos.

Denis Semerikov: La implementación de ELMA hizo la vida más fácil para nosotros, especialmente para el personal administrativo y la secretaría. ¿Qué beneficios obtuvimos?

  • Automatizamos el trabajo del Departamento de Soporte de Documentos. Durante el último año y medio, hemos procesado más de 5 mil documentos entrantes, 5 mil documentos salientes y más de 8 mil memorandos relacionados con nuestras operaciones principales y la organización del proceso educativo.
  • Organizamos la registración centralizada de documentos.
  • Creamos un portal interno para la comunicación entre los empleados.
  • Aumentamos significativamente la velocidad del procesamiento de documentos (antes, un documento solía pasar de un ejecutor a otro durante un día entero. Ahora se realiza en menos de un minuto y una decisión correspondiente se envía a los departamentos).
  • ¡El cumplimiento del horario ha mejorado dramáticamente! ELMA constantemente avisa a los usuarios acerca las tareas que deben cumplir.

Un cuestionario anónimo confirmó los resultados:

  • 41% de los usuarios notan que el tiempo de búsqueda de documentos se ha reducido;
  • 38% de los usuarios notan que el procesamiento de documentos se ha vuelto más rápido y los empleados se han hecho más responsables;
  • 35% de los usuarios notan que la cantidad de trabajo con los documentos impresos se ha reducido;
  • 50% notan que se ha mejorado el control del cumplimiento de tareas;
  • 46% notan que la cantidad de documentos caducados se ha reducido;
  • 47% meniconan la posibilidad de monitorear un documento en su ruta;
  • 43% notan el soporte del ciclo de vida completo de la gestión de documentos;

– ¿Que aconsejaría a los que estan considerando la implementación de ELMA?

Denis Semerikov: Somos la primera universidad en Kirov que instaló ELMA, y puedo decir que es perfecto para optimizar los procesos de una empresa financiada por el estado. Si su compañía necesita almacenar documentos electrónicos, ogranizar un portal interno para comunicación y optimizar la gestión de documentos, entonces ELMA es el sistema adecuado para usted.

- Nuestro objetivo es garantizar que todos los documentos de nuestra Universidad se emitan siempre a tiempo y en su mejor versión.