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La planta procesadora de carne Standart ubicada en Kurgan es uno de los cinco mejores productores de carne en conserva en Rusia. Su línea de productos es muy amplia y está presenta en todo el rango de precios. En este momento, la compañía está elaborando estrategias para acceder el mercado de CEI. El jefe del grupo de analistas, Piotr Fedoseev, comparte los secretos de la implementación individual de un sistema BPM y habla sobre los resultados de gestión basada en procesos.
Standart
(Planta Procesadora de Carne)
Más de 100 años en el negocio
150 usuarios
23 procesos de negocio
25 000 transacciones
Usan ELMA desde 2014

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– Ustedes trabajan en un mercado muy competitivo. En estas circunstancias, ¿de que depende la demanda?
– Los factores determinantes de la demanda en el mercado de carne en conserva son el precio y la presencia del producto en las tiendas. Las actividades de trade marketing bien organizadas aportan mucho a la promoción del negocio. Como siempre, gana el más rápido.

– ¿Cómo ha decidido a usar los procesos de negocio para la gestión de su empresa?
– En los últimos años, hemos expandido mucho la escala de producción y la red de distribuidores. Sin embardo, la expansión del negocio provocó la pérdida de dirigibilidad. Vendemos nuestro producto a través de una red de sesenta distribuidores que trabajan en todo el país y en el extranjero. En cada ciudad donde se distribuye el producto, trabaja también un representante de ventas de la planta. Para atraer el consumidor final y estimular las ventas, el representante organiza ciertas campañas de motivación (actividades de trade marketing – nota del editor). Los distribuidores ejecutan las campañas con sus propios recursos y luego les compensamos estos gastos. Mientras se crecía nuestro negoció, el departamento de ventas se expandió mucho. Cuando llegamos a tener más de 25 representantes trabajando para nosotros, comenzamos a perder el control sobre la situación. Iniciamos las campañas una semana después de que estaban coordinadas y aprobadas, ademas siempre tardabamos en entregar las cartas de indemnidad y casí nunca se hacían a tiempo los documentos comprobantes. Eso se convirtió en un problema real. Un representante podría iniciar cinco o siete campañas y luego olvidaba de preparar los documentos. A resultas, no compensábamos los gastos a los distribuidores. El proceso se hizo muy inconveniente y descoordinado: requería mucho tiempo, la gente se confundía, hacía errores, los departamentos peleaban. Nuestros procedimientos administrativos eran de ninguna ayuda, necesitábamos los procesos de negocio automatizados.

Con ELMA es muy fácil hacer el pronóstico y controlar los objetivos de la compañía.

– ¿Cual proceso automatizaron primero?
– Tratábamos de hacer todo de manera consecuente. Primero, decidimos a comenzar con el departamento de ventas. Nos pusimos a seleccionar el primer proceso para implementar y después de considerar siete u ocho procesos, elegimos el proceso de actividades de marketing. Nos pareció la mejor elección para comenzar. El proceso es como sigue: nuestro representante de ventas coordina una campaña con el distribuidor, recibe la información necesaria y la envía a la oficina central. En la oficina, la solicitud se revisa y se hace una carta de indemnidad para resarcir al distribuidor el dinero gastado para organizar las actividades. Al momento de que el distribuidor recibe esta carta, se inicia la campaña. Una vez acabada la campaña, el distribuidor nos envía un informe de los gastos que luego le compensamos. Todo eso se suma a una docena de tareas que deben ser cumplidas. Además, este proceso es asíncrono, porque las campañas pueden ser organizadas y lanzadas a cualquier momento. Cuando el número de las campañas organizadas mensualmente se creció de veinte a más de cien, el proceso se hizo demasiado complicado para nosotros. En aquel momento, usabamos un sistema clásica de gestión de documentos electrónicos, donde creábamos hilos como en un foro. Los empleados publicaban cualquier objetivo y tarea, discutían el asunto y comenzaban a trabajar. Para monitorear el presupuesto, usábamos el programa 1C. Nuestro sistema de gestión documental no tenía la función de notificación: era imposible enviar o recibir ni un aviso sobre el comienzo de algún evento, ni un recordatorio para enviar un informe.
En el verano 2014, tuvimos que admitir que los métodos de gestión tradicionales ya no nos servían y decidimos a automatizar los procesos de negocio. Ya sabíamos cual proceso íbamos a automatizar primero, pues, teníamos que seleccionar el sistema de gestión empresarial. Así que estábamos en una situación bastante crítica, buscábamos un sistema que pudiera resolver el problema de manera más rápida. Después de revisar y comprobar varios sistemas, entendimos que ELMA era el más conveniente para nosotros – tenía una interfaz intuitiva, soporte técnico rápido y precios razonables.

– ¿Por qué decidieron implementar ELMA de manera independiente?
– Teníamos nuestros propios recursos, pero con un presupuesto muy limitado. En el verano 2014, compramos un número pequeño de licencias para comenzar a modelar los procesos. Creamos unos procesos de apoyo para ver como funcionaba el programa. Al alcanzarlo, pasamos al asunto principal. Al llegar a septiembre, habíamos modelado y automatizado el proceso entero. Además, logramos simplificar el manejo del presupuesto: utilizamos el módulo de integración de ELMA con 1C. Nos permitía crear documentos financieros en 1C mientras cumpliendo las respectivas tareas en ELMA. Teníamos tres empleados trabajando en el proyecto de implementación: el desarrollador principal, programador de C# y programador de 1C.
Claro que en el proceso del trabajo, encontramos y corregimos muchos errores, y dentro de poco, el proceso comenzó a funcionar sin fallos.

– ¿Como reaccionó el personal cuando tuvieron que comenzar a utilizar ELMA?
– En octubre 2014, obligamos a todo el personal a usar ELMA para iniciar cualquier actividad de marketing. Al poner ELMA en operación, organizamos una capacitación individual de seis semanas para los empleados. Claro que en el principio no era fácil; se sabe que el personal de ventas no es muy entusiasta cuando se trata de programas informáticos.

– ¿Cómo puede evaluar el impacto de la implementación de ELMA?
– Después de implementar ELMA, vimos dos tipos de cambios más significantes. Primero, los cambios de cantidad: con los procesos de negocio automatizados hemos mejorado el flujo de trabajo y ahora se nos requiere 2-6 días menos para lanzar una campaña. Segundo, los cambios de calidad: hemos reducido mucho el número de las campañas estropeadas y el tiempo requerido para compensar los gastos a los distribuidores. Ahora, los empleados no olviden a preparar los documentos a tiempo, todo el trabajo se cumple en acuerdo con los procedimientos establecidos.

– ¿Como están desarrollando el sistema ahora?
– El primero proceso que automatizamos ha desarrollado mucho. De un proceso simple de registro del valor destino y el valor actual, se ha convertido en una herramienta para analizar las actividades realizadas, dando una evaluación de cada campaña y ofreciendo recomendaciones para el futuro. Tiene un gran impacto en el marketing de la planta, porque nos permite planificar las actividades teniendo en cuenta todos los aspectos: carácter específico de la región, tipo de actividad, condiciones del contrato con distribuidor. En el momento, el proyecto de implementación está un su fase de desarrollo. Ya hemos implementado el bloque de gestión de logísticas, y estamos a punto de realizar un otro proceso – aceptación de pedidos y coordinación de condiciones especiales tales como prolongación, descuentos, extensión de la línea de crédito. El siguiente objetivo es el monitoreo de cuentas por cobrar, con notificaciones mediante SMS sobre el próximo pago, comentarios sobre vencimiento, y coordinación de acciones al resolver situaciones problemáticas.

Antes de que comenzamos a usar BPM, las actividades de marketing sólo servían de apoyo para las ventas. Ahora con ELMA, son más transparentes y flexibles y se han convertido en un impulsor de negocio.

– ¿Cuales son los logros más destacados del proyecto de implementación?
– Con ELMA es muy fácil hacer el pronóstico y controlar los objetivos de la compañía. Antes de que comenzamos a usar BPM, las actividades de marketing sólo servían de apoyo para las ventas. Ahora con ELMA, son más transparentes y flexibles y se han convertido en un impulsor de negocio. En general, el enfoque basado en procesos de negocio nos dio una ventaja competitiva significante.

– ¿Qué consejo daría a los que piensan implementar los procesos de negocio en su empresa?
– En el principio, puede parecer como demasiado trabajo, pero se hace más fácil al dividir el proyecto en diferentes partes e implementar los procesos uno después de otro. La implementación paso a paso es más conveniente para los usuarios. Si les das 25 procesos a la vez, se confundirán y perderán mucho tiempo. Por eso aconsejaría automatizar los procesos teniendo en cuenta la aptitud de los empleados a comprender la nueva manera de trabajar. La velocidad con que los informáticos pueden trabajar y preparar los procesos es menos importante. Sin embargo, esta no es la única estrategia, pero para nosotros era la única manera correcta de realizar el proyecto.

- En general, el enfoque basado en procesos de negocio nos dio una ventaja competitiva significante.