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Samarsky Transformator produce y vende bobinas y unidades de supresión de arco como el licenciatario exclusivo de la marca austríaca Trench en Rusia. La planta también produce transformadores e interruptores de vacío bajo la licencia de Arteche y Siemens. Vladimir Rezkov, el jefe del departamento de TI, explica cómo la empresa llegó a la gestión de procesos y comparte su experiencia en implementación del sistema de gestión de procesos de negocio en una empresa con estructura ramificada.
Samarsky Transformator
(Maquinaria transformadora)
www.unitedenergy.ru
24 años en el negocio
207 usuarios
50 procesos de negocio
94 426 transacciones
Usan ELMA desde 2010

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– Desde hace muchos años la planta ocupa una posición de liderazgo en la industria. Cuéntanos sobre los hitos del desarrollo de la empresa?
– La planta fue abierta en 1943. Una nueva etapa se inició en 1991, cuando la planta se estableció como una empresa privada, se convertió en un grupo industrial que incorporó ramas de producción y comercialización. Las ramas de marketing se encuentran en diferentes regiones; siendo los clientes internos de las entidades de producción, se ocupan de la captación de nuevos clientes. En los últimos años, nuestra línea de productos ha sido ampliamente expandida. Ahora, la planta produce transformadores de 10, 20, 30 kV, unidades distribuidoras para subestaciones. También hemos establecido con éxito la producción de mini-subestaciones para el uso de campo (unas pequeñas cabañas hechas de paneles sándwich con todo el equipo necesario en el interior). Hemos adquirido una licencia de la marca española Arteche, y ahora todos nuestros transformadores son fabricados únicamente de conformidad con esta tecnología. También fabricamos interruptores de vacío bajo la licencia SIEMENS y reactores de supresión de arco de acuerdo con la tecnología de la empresa austriaca Trench.

– ¿En qué momento ha decidido de introducir el concepto de gestión de procesos en la empresa?
– Eso fue hace cinco años. En aquella etapa extendíamos la línea de productos y se hacía cada vez más difícil realizar un seguimiento de las fases de producción y controlar la ejecución de los pedidos. Cada departamento tenía su propio reglamento; nos faltaban reglamentos generales que cubrieran todo el proceso de producción. A veces, con el fin de aclarar la situación, era necesario pasar muchas horas en una reunión. Las ramas de marketing que forman parte del grupo industrial están ubicadas en diferentes regiones y esto solía causar problemas adicionales ya que a menudo la información se perdía, los empleados se olvidaban de completar tareas, los documentos desaparecían. Además, siempre había un factor humano: los nuevos empleados necesitaban tiempo para estudiar todas las regulaciones, y obviamente los primeros meses se olvidaban de cumplir algunos procedimientos. Por lo tanto, decidimos reorganizar el proceso para que se volviera transparente y claro y el trabajo se llevara a cabo a tiempo.

A todo el mundo le gustó la rápideaz con que se resolvieron los problemas, pero teníamos dificultades cuando los empleados se dieron cuenta de que ya no era posible “perder un documento” o engañar al sistema.

– ¿Cuáles fueron los criterios utilizados para seleccionar el sistema?
– Siempre hemos tenido en cuenta que el sistema tenía que ser fácil de instalar y configurar y tener un precio razonable. Queríamos ser capaces nosotros mismos adaptar el sistema para el entorno de la empresa – esto era quizás el principal requisito. Vimos muchos sistemas intentando de encontrar el más adecuado. La mayoría de los sistemas requerían el servicio postventa pagado. Ya en la fase de demostración, algunos de ellos nos parecían muy inertes, teníamos que invitar a los desarrolladores para hacer cambios mínimos. Dentro de un mes, tomamos nuestra decisión.

– ¿Qué procesos de negocio fueron automatizados en el primer lugar y por qué?
– Los ejecutivos de la planta fueron los iniciadores de la implementación del sistema. Imagínese la situación típica: al final del día, pilas de papeles para firmar se acumulaban en el escritorio del director. Algunos documentos eran entregados a su suplente.Como resultado, el director a veces olvidaba lo que había firmado y donde estaban los documentos. Además, el área de la planta es comparable con el área de una manzana, por eso nos tomaba mucho tiempo para que el documento original llegara a su destino final. Si el director estaba de viaje de negocios o de vacaciones era un verdadero desastre. Por lo tanto, comenzamos con la automatización del proceso de notas, el cual es el proceso más utilizado en nuestra planta. Por el momento, los únicos documentos de papel que utilizamos son aquellos que no se pueden convertir en formato electrónico, ya que requieren la firma original del director. El proceso permite a los usuarios aprobar todos los documentos, seleccionar ejecutores, etc. Todas las ramas del grupo industrial tienen acceso al documento, incluyendo las divisiones de marketing en otras ciudades, lo que permite a los participantes del proceso aprobar rápidamente cualquier documento urgente, independientemente de dónde se encuentren. Cuando se van de vacaciones, muchos empleados prefieren mantenerse conectados y completar sus tareas usando los dispositivos móviles, ya que el traspaso de cargo es mucho más complicado, además, siempre existe un riesgo de perder u olvidar algo importante.

– ¿Cómo reaccionó el personal cuando tuvieron que empezar a utilizar ?
– Los ejecutivos estaban encantados; todos los demás se quedaron perplejos al principio. Empezamos con 50 licencias, proporcionando acceso a ciertos empleados. A todo el mundo le gustó la rapidez con que se resolvieron los problemas, pero teníamos dificultades cuando los empleados se dieron cuenta de que ya no era posible “perder un documento” o engañar al sistema. Con el apoyo de los directivos de la empresa, todas las ramas adoptaron ELMA. Después de lanzar el primer proceso, preparamos una guía completa con capturas de pantalla e instrucciones y la enviamos a todos los departamentos. Era imposible reunir a todos los empleados en un solo lugar para mostrar cómo funcionara el sistema y era ineficaz hacer capacitación de forma individual, por eso hicimos este documento detallado.
Al principio la gente trataba con desconfianza la firma digital cuando tenía que firmar documentos financieros. Los montos eran grandes, por eso la gente tenía dudas. Finalmente hemos resuelto este problema.

– ¿Era usted capaz de adaptar ELMA al flujo de trabajo de su empresa de manera flexible?
– Sí, por supuesto. Los departamentos de gestión de registros en todas las empresas del grupo industrial usan ELMA todo el tiempo. Además ELMA está integrado con nuestro sistema ERP. Es importante que hemos adaptado el sistema a nuestras necesidades, y no al revés.

¿Has extendido el uso del sistema?
– Este año hemos empezado a utilizar el módulo ELMA CRM, después de haberlo modificado ligeramente.

– ¿Cuáles son los logros más destacados que ha tenido gracias a la implementación de ELMA?
– La transparencia y la rapidez de la ejecución de procesos. No lo hemos comprobado, pero supongo que ahora los empleados necesitan 30% menos tiempo para completar sus tareas comparando con el tiempo cuando usábamos regulaciones en papel. El sistema también asegura una búsqueda fácil de los documentos. Por ejemplo, los empleados pueden acceder a la información de pedidos. En cualquier momento, cada participante del proceso de la oficina de marketing o de la planta puede comprobar la etapa de proceso o ver todos los documentos relacionados con el pedido.

Es importante que hemos adaptado el sistema a nuestras necesidades, y no al revés.

– ¿Cómo puede evaluar el impacto de la implementación de ELMA?
– Los procesos se ejecutan a tiempo y con resultados deseados – estos son los parámetros que se puede determinar y monitorear en ELMA. Este enfoque disciplina a los empleados y mejora su desempeño. En general, la implementación de un sistema de gestión empresarial cambia la cultura corporativa de la compañía, contribuyendo mucho a su desarrollo.

– ¿Qué podría aconsejar a los que piensan implementar los procesos de negocio en su empresa?
– Simplemente tienes que seguir adelante y hacerlo. El sistema permite controlar el tiempo de ejecución de tareas en todos los niveles y asegura un buen cumplimiento de horario. Todo esto crea las condiciones favorables para el desarrollo de la empresa.

- El sistema permite controlar el tiempo de ejecución de tareas en todos los niveles y asegura un buen cumplimiento de horario. Todo esto crea las condiciones favorables para el desarrollo de la empresa.