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Proton-Electrotex es uno de los líderes globales en el desarrollo y producción de los dispositivos semiconductors de potencia. La compañía tiene más de 400 empleados, 20 000 metros cuadrados de plantas de producción con casi 400 000 artículos fabricados anualmente. Exporta alrededor de 60% de sus productos. Durante los últimos 20 años la compañía ha crecido hasta ser una marca bien conocida en Europa. Alexander Startsev, el director técnico, habla sobre la implantación de gestión de procesos y proyectos, y explica las ventajas competitivas de la compañía en el mercado global.
Proton-Electrotex
(Manufactura de dispositivos semiconductores de potencia)
http://www.proton-electrotex.com
Más de 20 años en el negocio
150 usuarios
16 procesos de negocio
1017 transacciones mensuales
Usan ELMA desde 2015
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– Ser un líder en la industria significa tener ciertas ventajas estratégicas. ¿Cuales soluciones han sido claves para el éxito de su compañía?
– Cuando la compañía se creó, los socios tenían como objetivo desarrollar un negocio exitoso y conocido no solo en Rusia pero en el mundo entero. Para cumplir este objetivo necesitábamos ciertas herramientas.

Primero, la gestión de recursos humanos. Prestamos mucho atención al personal. El objetivo de la gestión de recursos humanos en nuestra compañía es crear un ambiente de trabajo para la gente de mente abierta con ganas de crecer y progresar. Como parte de esta estrategia, colaboramos con varias universidades, empleando los estudiantes que comparten nuestra visión e ideas. Ellos, en su turno, pueden conocerse con la compañía y decidir si desean seguir trabajando aquí después de graduarse. También pueden decidir hacer el estudio de postgrado y trabajar en temas de interés para nuestra compañía, no solamente técnicos pero tales como logística y gestión de procesos. Además, nos enfocamos en el desarrollo profesional de nuestros empleados. Muchos de nosotros tenemos un grado técnico, por eso nos interesa mejorar las habilidades gerenciales. Algunos de los ejecutivos ya han estudiado un MBA o Executive MBA, lo que es una combinación perfecta de conocimiento y práctica.

Segundo, el uso práctico de las herramientas de gestión. Considera ISO-9001 y la gestión de procesos por general. Lo hemos implementado no solamente para obtener el certificado pero para hacerlo trabajar de verdad. Tuvimos éxito, pero ahora vemos como lo podemos mejorar aún más usando las tendencias y tecnologías modernas.

Tercero, el enfoque en el cliente. Hoy muchos negocios tratan de hacer sus ventas más orientadas al cliente. Hoy los clientes son muy exigentes y no se puede esperar que vayan a comprar cualquier cosa que vendas. Casi 70 % de nuestros pedidos están hechos por cliente, esto fue un factor clave de nuestro éxito en el mercado. Tratamos de adaptar nuestro producto a las necesidades del consumidor.

Cuarto, la entrada al mercado global nos dio mucha experiencia, estabilidad y ganancias.

– Proton-Electrotex exporta más de la mitad de sus productos. ¿Cuales son los detalles específicos de las ventas internacionales?
– En cuanto al mercado internacional, definitivamente hay un cierto sesgo en contra a Rusia. Se considera un país de bajo coste, hasta en documentos oficiales. Esto significa que existen ciertos requierimeintos y expectaciones que tenemos que cumplir – el costo bajo y la calidad alta del producto, su estabilidad y reproducibilidad. Trabajamos en el mercado global desde 2001, y nos tomó dos o tres años entrar en el mercado. Empresas grandes vinieron a nuestras plantas para realizar auditorías, ver si fuéramos manejables y planificar suministro de producto a largo plazo basándose a la regularidad de gestión.
La primera empresa para realizar la auditoría fue ABB Automation (Alemania). Técnicamente la pasamos, pero con muchas observaciones. Durante los siguientes 18 meses las resolvemos todas, luego aceptamos el precio objetivo bajo que nos ofrecía ABB y comenzamos a trabajar. Primero hacíamos pedidos solo para un subsidiario de ABB, y hoy trabajamos con las sucursales de ABB en Suiza, Polonia, Suecia y EEUU. A través del tiempo, el volumen de producto suministrado ha totalmente compensado el precio bajo.

Este contrato fue un impulso para otros: otras empresas ven que somos suministradores para ABB y entienden que somos de confianza. Es muy buena promoción para nosotros.

En nuestra industria, los jugadores claves se determinan por la intensidad de investigación e inversión financiera. Son pocos. La competencia depende de la calidad sostenible, precio y enfoque en cliente. Muchas empresas extranjeras hacen su negocio vendiendo un producto desde el almacén. Nosotros hacemos el negocio siendo felixbles y ofreciendo servicio de alta calidad.

Lo importante era implementar los procesos de negocio para la gestión de proyectos.

– Su negocio está creciendo muy rápido. En que momento decidieron a aplicar el enfoque basado en procesos?
– En el año 2002 certificamos la compañía según la norma ISO-9001 y esta norma implica la gestión de procesos.

En 2008 implantamos un sistema ERP que nos dió el espacio compartido de información para los departamentos de producción, adquisión, ventas y logísticas. El sistema ERP está integrado con 1C, entonces la contabilidad se maneja en un lugar. Para nosotros, la ventaja principal de ERP son los canales de información en la planta. Al recibir un pedido, podemos decir cuando estará fabricado, monitorear los KPIs y el volumen de productos no acabados, y etc. En el momento, estamos optimizando el sistema de contabilidad y preparándonos para implementar un sistema MRP.

Usamos muchos procesos de negocio de apoyo para mantener a los procesos operativos. En algun momento entendimos que en cuanto a los procesos descritos, todo está claro y preciso, mientras que los procesos pequeños dependen solamente de los consumidores. Además, los procesos de negocio están mal ligados entre sí. Nos pusimos a pensar, consideramos varias maneras de mejorar la situación y al final decidimos a implantar los procesos de negocio ejecutables mediante ELMA.

Pienso que sistemas BPM son el santo grial de todo negocio. Una vez tienes que poner tu mejor esfuerzo como gerente, analizar el proceso para destacar las cosas que funcionan y las que no funcionan. Luego puedes estar seguro de que cada vez el proceso será reproducido en la misma manera. Además, lo puedes mejorar más tarde para aun mejores resultados.

– Como comenzó su trabajo con ELMA?
– Buscábamos una empresa capaz de no solo suministrar el programa pero también dar consultas. Al mismo tiempo, estábamos mejorando la gestión de procesos un nuestra compañía. Al encontrar el sistema ELMA, vimos que cumplía con todos nuestros requisitos en cuanto a gestión de procesos y proyectos. Pusimos ELMA a prueba y lo comparamos con otros sistemas.
En cuanto a gestión de procesos, ELMA ofrece un conjunto de herramientas fácil de entender y usar. Nos pareció muy útil la posibilidad de crear procesos de negocio para la gestión de proyectos. También nos gusta el sistema de trabajo en equipo, la posibilidad de discutir una tarea y el uso del flujo de documentos electrónicos, que permite leer, aprobar y discutir un documento.

Al final, vimos que ELMA combinaba soluciones para diferentes problemas y lo podíamos usar para crear un espacio de trabajo compartido. Pero al mismo tiempo nos preocupaban los posibles riesgos. ¿Si ELMA pararía el apoyo de ciertas aplicaciones o si algo sucedería con la compañía misma? Durante un mes negociamos con los representantes de ELMA. Al final, la combinación de beneficios financieros, distribución de recursos y el prestigio de ELMA nos hizo tomar una decisión favorable.

– ¿Cuales fueron los criterios utilizados para seleccionar el sistema?
Marina Sokolova, Gerente de Proyectos de Proton Electrotex comenta:

– Comparamos varios sistemas IT considerando sus módulos, tales como, por ejemplo, el módulo de gestión de proyectos. También considerábamos las capabilidades: gestión de presupuesto, planificación e implementación de proyectos. No necesitábamos solo un diagrama de Gant bonito sino tareas ejecutables, con fechas, personas responsables y otros requerimientos. Además, prestamos atención a la rapidez de los procesos de iniciación, planificación, control y terminación de proyectos. Estos son los procesos que ahora estamos desarrollando e implementando.

– ¿Que objetivos determinaron para el equipo de desarrolladores?
– Lo importante era implementar los procesos de negocio para la gestión de proyectos. En nuestro caso, la mayoría de las tareas se repita en cada proyecto, y necesitábamos un proceso ejecutable para asegurar la calidad alta de trabajo y manejar los proyectos.

Marina Sokolova comenta:
– La idea principal era implementar un programa para los empleados que trabajan con tareas. Primero, organizamos un equipo de 10 personas que trabajaron con ELMA durante un mes. Luego, después de resolver los problemas técnicas y completar los hitos, lanzamos el sistema para toda la compañía y organizamos entrenamiento para el personal. Quiero decir que primero elaboramos la manera de abordar el asunto y luego la implementamos, tratando de hacer las cosas aun más comprensibles para los empleados. Ahora, recibimos consultas en línea. Si necesitamos, podemos llamar a ELMA y organizar un entrenamiento.

– ¿Como reaccionaron los empleados cuando ustedes implementaron al enfoque basado en procesos en la compañía?
– Los beneficios para el negocio eran evidentes. Necesitábamos que los empleados también vieran las ventajas de trabajar en ELMA. Decidimos ir paso a paso. Primero, queríamos que los empleados comenzaran a comunicarse en ELMA mientras cumpliendo sus tareas. No les prohibíamos a usar otros medios de comunicación, pero les pedíamos discutir cualesquiera cosas relacionadas a trabajo solamente en ELMA.
Como ya tuvimos experiencia de implementar el ERP integrado con 1C, la implementación de ELMA nos resultó ser bastante fácil. Claro que había ciertas problemas. Todavía hay problemas pero ya en menor medida. Por ejemplo, dices a alguien, “Mira, ahora trabajas así. Puedes hacer esto y esto diferente usando ELMA y todo será transparente, predecible y manejable”. Y te dicen, “¡Que bien! Pero porque no lo apruebas en otro lugar primero y después yo lo considero”.
En cuanto a implementar todas las herramientas que ELMA puede ofrecer, todavía nos cuesta convencer a los empleados a usarlas todas. No queremos obligares, sino les queremos mostrar como funciona el sistema. Ellos mismos deben entender que ELMA puede ser de beneficio para ellos. Nosotros solamente los estamos guiando hacia esta idea. Ya podemos ver como la gente se inspira. Los que ayer estuvieron muy escépticos, hoy usan ELMA para iniciar sus propios proyectos.

Los que ayer estuvieron muy escépticos, hoy usan ELMA para iniciar sus propios proyectos.

Marina Sokolova comenta:
– Constantemente ofrecemos entrenamiento a los empleados, y no todos reaccionan de la misma manera. Algunos no son muy optimistas en el principio, pero luego nos llaman, muy felices, para decir que por fin entienden como funciona el sistema. Tal reacción es siempre una placer para nosotros. A veces, cuando un empleado está tratando de hacer algo en el sistema y no lo logra, le puedo mostrar y enseñar como se hace. Yo se que si no logran hacerlo, nunca van a intentar otra vez. Por eso el soporte y consultas son tan importantes. Siempre hay muchas preguntas, hasta yo no lo se todo. Comunico mucho con el soporte técnico de ELMA, les informo sobre nuestros problemas y hago sugerencias de como se puede resolverlos. Es siempre agradable ver como algunas de nuestras sugerencias luego se implementan. En cuanto a los problemas técnicos, siempre tratamos de resolverlos de forma más rápida. A veces llamamos a los desarroladores de ELMA y lo arreglan todo en uno o dos días.

– ¿Como siguen desarrollando el sistema en su compañía
– Primero, implementamos el manejo de tareas. Nos encanta el resultado, pero hemos llegado a un cierto límite. Si hay muchas tareas, es difícil entender en cual etapa del proceso estas. Ahora pensamos en una implementación más amplia de la gestión de procesos. Ya hemos discutido y creado algunos procesos, por ejemplo, la gestión del soporte técnico. Pienso que lo implementamos dentro de poco. No tenemos como objetivo implementar todos los procesos de negocio en ELMA. Primero consideramos donde podría ser de más beneficio y luego trabajamos en acuerdo con eso.

Poco a poco nos familiarizamos con la gestión de documentos electrónicos. Ya puedo ver su capacidad potencial. Por ejemplo, al acordar responsabilidades con el cliente, todos los tomadores de decisiones deben informarse de los detalles. Antes, teníamos que escanear el documento firmado, y el sercretario lo entregaba a todos. Ahora enviamos el documento en ELMA. Cada persona responsable puede leerlo, hacer una pregunta, marcar el documento como leído o aprobado. Mas tarde se puede revisar el historial y los comentarios del documento.

El siguiente paso es la gestión de objetivos. Nuestra estrategia se realiza mediante proyectos y procesos. Hasta ahora hemos arreglado la gestión de proyectos y sabemos bastante sobre la gestión de procesos. Queremos enlazar la gestión de objetivos a nuestros proyectos y procesos para extender el negocio.

– ¿Qué consejo daría a los que piensan implementar los procesos de negocio en su empresa?
– En mi opinión, para que la implementación sea exitosa hay que comenzar con las cosas pequeñas, por ejemplo, mensajes y tareas, para que los empleados puedan familiarizarse con el sistema. Luego, si tienen algunos proyectos, pueden comenzar a manejarlos en ELMA. Al tener una cierta estructura ya se puede implementar las cosas más complejas tanto en el ámbito de gestión de tareas y proyectos como en el de políticas y procesos de negocio. Los procesos de negocio repetibles de alta calidad pueden darle una ventaja competitiva y brindarle mucho éxito.
Marina Sokolova comenta:
— Es crucial que los ejecutivos actúan como ejemplo y apoyan a los empleados. En caso contrario, los empleados no colaborarán. También es importante asignar un responsable a cada area de implemenación. Esa persona comunicará con los desarrolladores, usuarios y ejecutivos. La tercera cosa muy importante es el entrenamiento contínuo. Además, les aconsejo considerar las sugerencias de los usuarios al mejorar el sistema. Cuando los empleados vean que su opinión importa, rápidamente aceptan el sistema y comienzan a participar en su dersarrollo.

Es crucial que los ejecutivos actúan como ejemplo y apoyan a los empleados. En caso contrario, los empleados no colaborarán.