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Megapolis es la mayor editorial en Tyumen con una rica historia de diez años. Director Comercial, Aleksey Pomortsev, habla sobre los detalles del negocio de los medios y cómo la compañía logró encontrar su camino la gestión de procesos.
Megapolis
(Editorial)
www.idmegapolis.ru
11 años en el negocio
56 usuarios
21 procesos de negocio
45 956 transacciones mensuales
Usan ELMA desde 2013
Try ELMA Demo

Editorial Megapolis se estableció hace 11 años. ¿De qué manera ha cambiado el negocio de los medios durante ese tiempo?
– Empezamos a trabajar con los primeros proyectos hace 16 años, cuando la editorial todavía no existía. Todo comenzó con el periódico Vsluh o Glavnom (lit. “Hablando en voz alta sobre cosas importantes”) y el sitio web Vsluh.ru (lit. “en voz alta”). Cada año tuvimos nuevos proyectos. En 2005, comenzamos publicar la revista Vybirai (lit. “Selecciona”) y establecimos una entidad legal Megapolis. Después de eso, empezamos expansión comercial e lanzamos nuevo proyecto cada dos años. A pesar de ser franquisados de periódicos federales (periódico Komsomolskaya Pravda (lit. “Komsomol Verdad”), catálogo Interier Bez Granits (lit. “Interior sin límites”), establecimos las revistas Shopping y AUTOTOP. En 2011, lanzamos el sitio web de MegaTyumen y comenzamos a trabajar en los sitios web de otros periódics nuestros.Durante este tiempo, el mercado ha cambiado mucho. Como cualquier otro negocio, la editorial se estaba desarrollando rápidamente durante el período de altos precios del petróleo, aumento del consumo y de la demanda efectiva. Recordemos que la crisis de 2008 casi ni la sentimos. Cada año nos pusimos grandes objetivos de ventas y los logramos. Un equipo de periodistas, editores, diseñadores y representantes de ventas siempre ha sido nuestra ventaja, así como las franquicias de revistas populares. Además, había pocos competidores o se especializaban sólo en algún segmento pequeño. Ocupabamos nichos vacantes y ganabamos nustra cuota del mercado. Por supuesto, hoy en día  hay recesión económica, pero no cerramos los periódicos, y estamos buscando nuevas direcciones prometedoras, que serán útiles para nuestros clientes y rentable para nosotros

La editorial es parte de un grupo de medios. ¿Cuál es el modelo de negocio del grupo de medios y qué direcciones son los más prometedoras?
– Negocio editorial es la principal actividad del grupo Megapolis. Siempre nos hemos comunicado fácilmente con nuestros clientes y por lo tanto entendemos bien sus retos y necesidades. Sabemos lo difícil que es para los clientes corporativos encontrar contratistas fiables y profesionales. Es por eso que en 2008 empezamos a desarrollar competencias en numerosas áreas. Por ejemplo, descubrimos la nicha de periódicos corporaticvos y publicaciones ocasionales. Proporcionamos servicios tanto para las agencias gubernamentales y como para las estructuras comerciales. En algún momento nos dimos cuenta de que no estábamos usando nuestro potencial plenamente. Nuestros gerentes tenían suficientes competencias para organizar eventos deportivos, además teníamos buenos condiciones de suministro de material deportivo y diversas mercancías. Nuestros diseñadores no sólo podían crear diseños publicitarios, sino también desarrollar el estilo corporativo. Junto con especialistas en relaciones públicas, podían elborar los conceptos de publicidad y otros productos comercializables. Recopilamos nuestras capacidades y empezamos. Desde entonces, seguimos el principio de ventanilla única: satisfacemos todas las demandas de cualquier cliente con un solo contrato. No hacemos ningún secreto, que el 70-80% del trabajo hacemos nosotros mismos, y solo 20-30% hacen los subcontratistas de confianza. El esquema de trabajo de este tipo es conveniente para el cliente y rentable para nosotros: ahorra tiempo, reduce el papeleo y el número de proveedores directos. A veces recibimos pedidos bastante inesperados. El año pasado, suministramos y plantamos plántulas en una de las ciudades del norte. No fue una tarea típica, pero lo hicimos. Así, junto con el negocio editorial, que sigue siendo una clave para nosotros, también estamos desarrollando otras áreas: los medios de comunicación corporativos, realización de videos, fotografía, servicios de diseño, desarrollo web y promoción de sitios web, la entrega de artículos de recuerdo, organización de negocios, eventos deportivos y de entretenimiento Podemos afirmar con seguridad que trabajamos como una agencia de publicidad de servicio completo.

. Los ejecutivos necesitaban acceder rápidamente a la información sobre las ventas y las finanzas, y teníamos que organizar el trabajo de tal manera que todos los procesos estuvieran bajo control y se realizaran en tiempo.

Usted se convirtió en el director comercial en 2014. ¿Qué retos tenía que enfrentar en aquel tiemo?
– En aquella epoca tenía varias tareas. En primer lugar, tenía que mantener todos los proyectos existentes en buen estado. En segundo lugar, tenía que encontrar las nuevas direcciones rentables.

¿Cuándo decidió implementar la gestión de procesos?
– Numerosos proyectos, documentos y tareas generaron la necesidad de optimizar los procesos de la empresa. Los ejecutivos necesitaban acceder rápidamente a la información sobre las ventas y las finanzas, y teníamos que organizar el trabajo de tal manera que todos los procesos estuvieran bajo control y se realizaran en tiempo. En el medio de 2013, comenzamos las pruebas cd ELMA en el departamento que you encabezaba. Durante los siguinetes seis meses la empresa estaba observando como superabamos dificultades, sobre todo relacionadas con la carga de información. El mayor desafío era reorganizar el trabajo de los directivos. Una vez que el período de prueba había terminado, lanzamos nuestros primeros procesos de negocio: la conclusión de contratos, la entrega de solicitudes de anuncios, el mantenimiento de la base de datos de clientes con la información sobre los contactos y ofertas. El principal resultado fue que ya no teníamos que llevar los documentos de un signatario a otro, lo que nos ahorraba mucho tiempo en la aprobación de documentos.

¿A qué criterios importantes se debe perstar atención a la hora de elegir un sistema?
– Director general necesitaba un sistema de gestión de contabilidad. Para el departamento comercial era importante que el sistema era accesible desde cualquier lugar (oficina, casa o en viaje de negocios) y unificaba los procesos de aprobación de tareas. Considerabamos casi 50 criterios técnicos para seleccionar el sistema. ELMA tenía suficientes funciones. Estábamos buscando una solución simple, lista para usar y flexible.

Háblenos de las características específicas de la solución
– El principal reto era personalizar el sistema de acuerdo a nuestras necesidades. Yo era una especie de un cliente molesto, ya que tenía que ofrecer un producto auténtico para la compañía. Necesitábamos que el sistema funcionara desde el momento de su lanzamiento. Al mismo tiempo, teníamos que centralizar y estructurar todos los procesos, independientemente de las unidades de negocio y proyectos. Además la etapa de implementación se complicó debido a que hacíamos todos los ajustes a medida que avanzabamos. Esto frenaba el proceso, la gente tenía que trabajar horas extras, lo que provocó el descontento. No teníamos la fecha límite fijada y esto era uno de nuestros grandes errores. Hicimos una mejoría después de otra, posponiendo así la puesta en marcha del sistema. Nosotros mismos creabamos nuestros problemas, porque queríamos tener un sistema perfecto. Sin embargo, perfecto es enemigo de lo bueno y en algún momento tuvimos que parar. El lanzamiento de ELMA para toda la empresa salió bien ya que todos los fallos y errores fueron corregidos. Ahora ELMA funciona correctamenete y es suficiente. Si es necesario, vamos a comprar módulos adcionales, listos para usar. Operando en las condiciones de mercado moedrno, nos enfrentamos con el hecho de que las cosas se cambian rápidamente. Lo que parece importante ahora, pronto puede resultar inútil.

– Comenta Aleksey Pushkarev, jefe del departamento de análisis de negocio de Megapolis:
– A pesar de la mayor flexibilidad del sistema, los requisitos técnicos eran muy específicos y no típicos para los sistemas de CRM y de gestión de proyectos. Nuestra editorial se ocupa de cientos de pequeños proyectos menusalmente, aunque tenmos pocos empleados. Organizaciones típicas de gestión de proyectos emplean miles de personas. En nuestra editorial miramos a los proyectos desde dos ángulos: cada diseño de la publicidad es un proyecto independiente, que forma parte de otro proyecto – publicación de la revista. Nadie nos podía ofrecer una solución lista.
Usando ELMA logramos automatizar totalmente los registros de ventas. La solución se ocupa de todas los detalles del negocio editorial. Creamos un grupo de procesos de ventas que incluye el proceso de ejecución del contrato, lo cual es bastante complejo e incluye numerosas etapas de aprobación. Un contrato puede incluir diferentes servicios, entidades legales de ambas partes, términos diferentes, numeración. ELMA automáticamente redacta el apéndice del contrato que contiene un plan de medios y cálculos. El sistema incluso tiene en cuenta que las solicitudes de anuncios se pueden recibir para el próximo año, mientras que el calendario de publicación todavía no ha sido creado. Debido a las ricas funciones de ELMA, nuestra solución cumple de manera eficiente las funciones de CRM, BPM, ECM, contabilidad financiera y del sistemas de publicación.

¿Cómo se utiliza ELMA para completar las tareas cotedianas?
– Usamos el módulo de CRM; todos los contratos son aprobados de ELMA. También hemos integrado 1C con el sistema para la creación de informes de gestión. Actualmente estamos probando el módulo de gestión de proyectos. Todo lo que hacemos, aparte de la publicación, son las actividades del proyecto. Al ser un gerente, tengo que controlar numerosas tareas en cada proyecto todos los días. Ahora estamos tratando de resolver este problema con ELMA. Ya he apreciado que puedo asignar tareas a mis compañeros de trabajo cuando estoy en un avión o en un aeropuerto, y seguramente que serán completadas. ELMA permite crear tareas para los proyectos particulares y configurar las notificaciones para recordar a los usuarios el tiempo que les queda para completar una tarea.

Comenta Aleksey Pushkarev:
– En ELMA hay varios tipos de informes: nómina, ventas, distribución, informes de los editores. Los datos se actualizan automáticamente en el modo en línea. Por ejemplo, un contador hace clic en un botón, y se genera un informe de nóminas. Los gestores sólo tienen que registrar datos en el sistema. Megapolis tiene un sistema de registro de ventas compleja. Para crear un informe de ventas, utilizamos Excel con tablas de datos de ELMA. Con pequeñas cantidades de datos podemos hacer analísis a la escala de los sistemas BI (OLAP, QlikView). En octubre de 2015, empezamos a probar el módulo de gestión de proyectos ELMA dentro del departamento de proyectos especiales. Configuramos las funciones estándar, interfaz de usuario, los permisos y la información, mejoramos un poco el modelo de datos, añadimos nuestros tipos de proyectos e hicimos un informe consolidado. A partir de la versión 3.8 el módulo de proyecto permite gestionar el presupuesto de la organización gracias la función de las fechas de ingreso y gasto. Es importante para los proyectos de post-pago, porque permite evitar las deficiencias de efectivo e controlar ingresos.

El principal reto era personalizar el sistema de acuerdo a nuestras necesidades. El principal reto era personalizar el sistema de acuerdo a nuestras necesidades.

¿Cómo evalúa el efecto de la implementación?
– Optimización de tiempo y de personal fueron nuestros criterios para la evaluación. En particular, eliminamos el cargo de asistente legal, quien participó en la redacción de contratos. Ahora se puede controlar el estado del contrato en ELMA. También con ELMA resolvimos la tarea de devolver los documentos firmados por los clientes. Cuando hay cientos de contratistas menusalmente, es imposible gestionsrlo manualmente. Una vez que se ha celebrado un acuerdo, se inician dos procesos: en primer lugar – preparar materiales necesarios, y en segundo lugar – los documentos financieros, facturas. Lo más importante es que la información no se pierde. Resolvimos el problema de los informes. Ya no tenemos que recopilar datos a partir de diferentes fuentes.

Comenta Alexey Pushkarev:
– He tratado de evaluar el efecto de la implementación en cifras. El proceso de firma del contrato dura aproximadamente una hora, dependiendo de la rapidez con que responden los aprobadores. Esto es mucho más rápido que antes. Solíamos llevar paquetes de contratos de un ejecutivo a otro, y no todos ellos estaban en sus lugares de trabajo. Era imposible en media hora entregar el contrato firmado por nuestra parte al contratista. Una vez que nos acostumbramos al sistema, empezamos a trabajar más rápido; creamos la base de datos de clientes más sofisticadas y transparente. Asignamos los permisos de acceso, lo que impidió conflictos entre los gestores acerca de quien está trabajando con un cliente particular. Ahora los representantes de ventas pueden ver sus ventas represantadas en el gráfico general. Esto motivó a la gente. Los informes de gestión reemplazaron dos y tres días de trabajo del contador jefe. Se tarda sólo cinco minutos para registrar datos en todos los departamentos. No es la funcionalidad estándar ELMA. Tomamos todos los datos de 1C y utilizamos ELMA como un servicio de aprovisionamiento de datos. Creo que se necesita un año de entender, la eficacia del sistema en una escala de empresa. Ese es el tiempo que se tarda en acostumbrarse al sistema: durante los primeros seis meses, la gente deja atrás su previo esquema de trabajo, y luego se van acumulando experiencia. Después de eso, se puede evaluar el sistema.

– ¿Qué consejos le daría a los que piensan en implementación de los procesos de negocio en su empresa?
– Recomendaría estudiar bien la cuestión, en primer lugar. Para pasar a los procesos primeramente tienes que entender lo que está sucediendo en la empresa. Hemos invitado a un entrenador de negocios para diseñar los procesos de negocio y literalmente caminamos alrededor del edificio, pasando por cada oficina. Cuando lo ves todo, te preguntas ¿cómo la gente recuerda todas las cosas que tienen que hacer? Cuando nos dimos cuenta de que había muchos riesgos que causaban pérdidad de información o las actvidades en las que intervenía el factor humano, decidimos automatizar los procesos. También es necesario estimar el alcance de implementación, ya que afecta directamente a los gastos financieros.

Comenta Alexey Pushkarev:
– Creo que el alcance del proyecto no debe superar el mínimo requerido. Al principio no se puede saber, lo que vas a necesitar. Si usted piensa demasiado, podrá llegar a muchas desventajas, que no existen en la práctica. Los futuros usuarios no pueden prever todo. Por ejemplo, las funciones de la interfaz, o el usuario puede tener un concepto de la solución, sin saber cómo implementarlo. Hay que comenzar y probar. Se puede comenzar con un proyecto piloto, que crecerá gradualmente en un equema de trabajo aprobado. Yo recomiendo hacer ajustes a medida que avanza el proyecto, no vale la pena tratar de cubrir todo a la vez. Con el tiempo, los procesos se cambian junto con el negocio. Se debe tener en cuenta que es necesario mejorar los procseos y ajustar las configuraciones de manera continua. Dependiendo de sus objetivos, puede desarrollar el sistema por su cuenta o por medio de servicios externalizados. El punto es que cuando contratas a un especialista, tienes que capacitarlo, ya que hay muy pocos profesionales en el mercado laboral. Por otra parte, un especialista, no tendrá ninguna experiencia de la implementación en otras empresas y del uso de las mejores prácticas. La implementación llavada a cabo por un por un proveedor externo no es la mejor opción, ya que hay que constantemente mantener el sistema, y si usted no tiene un especialista, el sistema finalmente se aleja de los procesos reales. Se necesita el supervisor. Es mejor que el supervisor sea un ejecutivo, que utiliza el sistema. Esto aumentará la probabilidad de implementación exitosa del sistema.

- ELMA permite crear tareas para los proyectos particulares y configurar las notificaciones para recordar a los usuarios el tiempo que les queda para completar una tarea.