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IZH TEKHNO produce piezas de repuesto para los vehículos todocaminos. El director ejecutivo y cofundador de la compañía, Pavel Kasikhin, y el gerente de proyectos, Ruslan Sibgatullin, describen cómo un pasatiempo de garaje se ha convertido en un negocio exitoso y qué papel ha jugado la gestión de procesos en el éxito general.
IZH TECHNO
(Piezas de repuesto para todocaminos)
www.izh-techno.ru
5 años en el negocio
30 usuarios
4 procesos de negocio
Más de 20 transacciones por día
Están usando ELMA desde 2011

Take a tour

– En sólo cinco años la afición que compartías con un grupo de amigos se ha convertido en un negocio exitoso. Ahora su empresa cuenta con personal de alto perfil y plantas de producción propias. ¿Cómo empezó y desarrolló el negocio?
Pavel Kasikhin: Todo comenzó en un garaje: me apasionaba la construcción de vehículos de motor y disfrutaba de la modernización de los mecanismos. Con el tiempo, esto se convirtió en un pasatiempo serio que me ayudó a conocer a muchas personas de ideas afines. Intercambiabamos ideas y juntos estudiabamos tecnologías. Nuestra experiencia y know-hows se hizeron popular y la gente empezó a venir a nosotros cuando querían afinar sus coches. Cuando vimos que teníamos suficiente experiencia y que la demanda estaba creciendo, decidimos abrir una empresa y entonces sacamos un préstamo. En ese momento, se trataba más de la creatividad: desarollabamos el diseño de las piezas y luego lo enviabamos a otras plantas para fabricación. La demanda seguía aumentando, y en 2012 mi socio y yo contratamos a los primeros empleados. Fue el primer paso serio para nosotros. El segundo paso serio fue organizar nuestras propias plantas de producción.
En 2014, con la ayuda de una empresa de leasing, pedimos equipos de Estados Unidos y empezamos a elaborar los procedimientos de fabricación. No teníamos personal para manejar el negocio y desarrollar el producto, así que aprendimos a hacerlo todo por nuestra cuenta

– ¿Cuáles son sus resultados más valiosos y cuáles son sus metas en este momento?
Pavel Kasikhin: La compañía IZH TEKHNO es reconocida en Rusia y en el extranjero por dos razones principales.
La primera razón es la calidad. Nuestros clientes objetivo son los cazadores, pescadores, turistas, deportistas, trabajadores de la industria de combustibles.
Todos ellos necesitan vehículos 4WD con características mejoradas. Es exactamento lo que hacemos – sacamos el máximo provecho de un vehículo y creamos uno aún mejor.
La segunda razón es la flexibilidad y la velocidad de trabajo. Durante algunos años estabamos construyendo nuestra propia base de fabricación compleja, y ahora somos capaces de fabricar cualquier pieza aquí.
Externalizamos sólo el trabajo más complejo, como el procesamiento de calor y galvanoplastia. Este enfoque nos permite ser competitivos y gestionar riesgos. Por ejemplo, por la mañana, nuestro diseñador recibe una tarea para desarrollar una pieza determinada, por la tarde el diseño y los documentos requeridos se envían a la fabricación, y ¡la mañana siguiente la pieza está lista!
En cuanto a los objetivos, planeamos ampliar nuestra línea de productos y usar nuestras soluciones en otros tipos de coches. Aunque hacemos productos de nicho en pequeñas cantidades, algunos proyectos se repiten de vez en cuando. Además, aspiramos a pasar de la fabricación de piezas separadas a la fabricación de unidades completas para las fábricas de automóviles como UAZ. No se trata exactamente de suministrar bienes para el montaje en línea, sino que estamos buscando producir unidades más grandes y más aplicables, que podrían integrarse en el diseño de automóviles tanto rusos como extranjeros.

En la mañana nuestro diseñador recibe una tarea para desarrollar una pieza determinada, por la tarde el diseño y los documentos requeridos se envían a la fabricación, y ¡la mañana siguiente la pieza está lista! !

– Usted ha mencionado usando un sistema BPM para sus proyectos. ¿Puede hablarnos más sobre esto, cuándo decidió usar el enfoque basado en procesos?
Ruslan Sibgatullin: Cuando la empresa era pequeña, era posible almacenar toda la información en memoria y en papel.
Al principio, sólo había dos empleados, y luego contratamos a un vendedor, un contador, un transportista y un escritor técnico. Por supuesto, al principio todos éramos como superhéroes, haciendo todo tipo de trabajo. Como la empresa seguía creciendo, el número de empleados era cada vez mayor y su trabajo y responsabilidades se estaban volviendo más específicos. Diferentes empleados gestionaban proyectos con tareas complejas pero típicas. Estaba difícil de manejar todo manualmente, necesitábamos una forma de control más completa y automatizada.

Pavel Kasikhin: Además, a nuestros proyectos faltaba visualización y queríamos convertir algunos pasos de los proyectos en procesos de negocios, porque eran muy rutinarios. Por ejemplo, la creación de un paquete para un nuevo producto incluye las siguientes tareas rutinarias: crear un prototipo, preparar el diseño, enviar un pedido al servicio de impresión, obtener pruebas de color. Lo mismo ocurre con otros procesos como la instalación de una unidad, la prueba de preproducción y la aprobación de la documentación técnica. Esto nos llevó a colaborar con ELMA.

-¿Ha implementado el sistema por su cuenta?
Pavel Kasikhin: Sí. En primer lugar, ya estaba familiarizado con el sistema. En segundo lugar, desde el punto de vista de la persona que implementó ELMA, el sistema es un producto completo que funciona perfectamente sin personalización. La instalación no requiere conocimientos técnicos específicos ni soluciones de programación complejas; todo es simple, rápido y transparente.
Lo que es más importante, el sistema puede evolucionar y crecer con su negocio. Es altamente escalable y puede convertirse de una simple solución lista para usar en una poderosa herramienta corporativa.

– ¿Qué procesos automatizaron primero?
Ruslan Sibgatullin: Al principio, optimizamos el trabajo de la oficina administrativa y del departamento financiero. Luego configuramos los KPIs y obruvimos una imagen general de la eficiencia de los empleados. También automatizamos los procesos de gestión de documentos. Aquí, además de las características estándar como el manejo de correo y notas, también configuramos la gestión de nuestra documentación tecnológica y de diseño.

– ¿Cómo desarrollan el sistema dentro de su empresa?
Pavel Kasikhin: Configuramos procesos de negocio para nuestros proyectos. La velocidad de trabajo en esta área es crucial para el desarrollo de la empresa. Siempre debemos mantenerse al día con las tecnologías y crear nuevas soluciones, y consecuentemente adaptar nuestros procesos de negocio. Cualquier demora lleva a regresión porque la capacidad del mercado es pequeña.

Diferentes empleados gestionaban proyectos con tareas complejas pero típicas. Estaba difícil de manejar todo manualmente.

– ¿Sus empleados encontraron fácil adaptarse a trabajar en ELMA?
Pavel Kasikhin: El cambio organizacional a menudo se resuelve con resistencia, pero al integrar ELMA con su empresa usted realmente no tiene que forzar a sus empleados. ELMA tiene una interfaz intuitiva y los usuarios encuentran fácil navegar y trabajar en el sistema. Puede mantener al mínimo la lista de cosas que un nuevo empleado tiene que aprender: iniciar y completar las tareas a tiempo y reportar cualquier problema que pueda aparecer en un proyecto.
Todos los días nuestro equipo nos ayuda a mejorar los procesos de negocio. En primer lugar, las mejoras se documentan y luego se implementan. El equipo piensa que ELMA es muy conveniente, lo utilizan para trabajar incluso en las tareas no relacionadas con proyectos: organizan su trabajo en ELMA y gestionan sus propias tareas.
Nuestras plantas de producción y la oficina pertenecen a una misma red local. En cualquier momento, el operador o ajustador del equipo CNC o el transportista pueden modificar las tareas actuales o encontrar la documentación necesaria. Todos los gerentes pueden ver la carga de trabajo de todos los empleados y controlar el horario y la calidad de ejecución de la tarea.

– ¿Qué le aconsejaría a aquellos que están pensando en implementar el software de gestión de procesos ELMA?
Pavel Kasikhin: Al visualizar y automatizar los procesos, el negocio se vuelve más competitivo. Recomiendo comenzar con la versión de prueba del sistema y utilizarla no para toda la empresa, sino para un equipo o departamento. Después de probar las principales características de ELMA, verá lo conveniente que es administrar su trabajo con un sistema BPM. El siguiente paso es implementar el sistema en su empresa y automatizar otros procesos de negocio.

ELMA es un producto completo que funciona perfectamente sin personalización. La instalación no requiere conocimientos técnicos específicos ni soluciones de programación complejas; todo es simple, rápido y transparente.