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Ostrova es una empresa de desarrollo inmobiliario que está en el mercado por más de 10 años.

Ha desarrollado proyectos como las urbanizaciones de Snegiri y Vivaldi, así como el asentamiento residencial Aurora. Hoy más de 1000 familias viven en estas áreas residenciales. En 2017, Ostrova está desarrollando una nueva zona residencial para 9.000 personas, con una escuela y dos jardines de infancia. Además de esto, el establecimiento Aurora-2 está finalmente abierto para la venta.

Hemos hablado con el jefe de marketing, Andrey Obchinnikov y los especialistas en TI Vlas Kropochev y Rasul Karimullin y nos enteramos de cómo la empresa gestiona sus proyectos.

OSTROVA
(Desarrollo Inmobilario)
15 años en el mercado
45 usuarios
35 procesos de negocio
13 800 transacciones diarias
Usan ELMA desde 2015

Take a tour

– ¿Por qué su empresa decidió centrarse en el desarrollo inmobiliario?
Andrey Obchinnikov: La falta de viviendas cómodas y de calidad a un precio razonable es un problema general en Rusia. En nuestra ciudad, el número de personas con vivendas propias es menor que en otras ciudades similares. Por lo tanto, consideramos que la demanda para el desarrollo inmobiliario es alta.
Desde 2007 estamos trabajando en las tres áreas siguientes: desarrollo y construcción de bloques de apartamentos, venta de terrenos y construcción y reconstrucción de propiedades comerciales incluyendo propiedades de venta al por menor.
En nuestros proyectos, gestionamos todo el ciclo de vida de la construcción: desde la planificación del concepto hasta la entrega y el mantenimiento de la infraestructura de nuestras urbanizaciones. Debido a nuestro enfoque y participación en cada etapa del ciclo de vida del proyecto, hemos demostrado ser un desarrollador responsable y seguro.

– ¿Qué es lo más importante en el desarrollo inmobilario?
Andrey Obchinnikov: Por supuesto, el proyecto mismo. Es muy importante elaborar el concepto, determinar las etapas del proyecto y atenerse a ellos, prestar atención a los detalles. Estas ideas básicas le permiten obtener resultados de alta calidad.

– ¿Cómo se organiza la gestión de proyectos en su empresa?
Andrey Obchinnikov: En el desarrollo de la propiedad, como en cualquier otra área, la ejecución del proyecto comprende decenas y cientos de tareas ejecutadas por diferentes equipos. En un momento, nos dimos cuenta de que necesitábamos coordinar bien esta comunicación entre departamentos. Hicimos un análisis de nuestros proyectos y empezamos a pensar en la automatización de los principales procesos de negocio.

– ¿Cómo empezaron la optimización en la empresa?
Andrey Obchinnikov: Comenzamos con elegir una herramienta de TI adecuada. Nos enfrentamos a dos objetivos: organizar la gestión de proyectos y crear un espacio de información único para nuestros empleados. Pasamos seis meses buscando la solución adecuada y al final decidimos en favor de ELMA BPM. ¿Por qué? Porque es una solución todo en uno y se integra fácilmente con otras soluciones de TI.
Después de haber seleccionado el sistema, hemos entrevistado a nuestros empleados para recibir comentarios y conocer sus expectativas. Se nos tomó un mes. Luego, junto con el equipo de ELMA, elaboramos los términos de referencia, las especificaciones y el plan de implementación.

Necesitábamos una herramienta para controlar cada paso de nuestros proyectos. Con ELMA, podemos monitorear los proyectos y hacer ajustes oportunos.

– ¿Cuál fue la primera etapa del proyecto de implementación?
Vlas Kropochev: La primera etapa incluyó la configuración de un EDS, un portal interno para empleados (con calendarios, interfaces y canales de información) y la automatización de la gestión de proyectos de construcción. Los primeros procesos para automatizar fueron la aprobación de contratos, facturas y acuerdos suplementarios.
La aprobación fue una pregunta difícil. Nuestra empresa utiliza diferentes tipos de contratos; Cada tipo tiene sus propias reglas de formato y orden de aprobación. Cada vez que un documento se perdió, se envió por la ruta equivocada o se llenó con errores, el proceso falló y tuvimos problemas, por ejemplo, comprando equipos o materiales. Ahora el proceso se divide en etapas claras. Un usuario selecciona el tipo de contrato, ELMA crea el documento y lo envia por la rute determinada. Después de implementar este proceso de negocios, instantáneamente recibimos comentarios positivos de nuestros empleados.

Andrey Obchinnikov: Después de eso, empezamos a automatizar los procesos de gestión. La mayoría son de rutina, pero contienen muchas etapas: elegir la tierra, los contratantes, obtener los permisos, crear un plan, realizar la construcción, vender apartamentos.
Necesitábamos una herramienta para controlar cada paso de nuestros proyectos. Con ELMA, podemos monitorear los proyectos y hacer ajustes oportunos.
Un momento importante fue la creación del Portafolio de objeto. Es que nos llevaba mucho tiempo buscar originales y copias de documentos. Con el Portafolio de objeto, resolvimos este problema. El Portafolio almacena todos los documentos necesarios para la construcción: documentos de título, registros catastrales, información técnica, carta del proyecto, etc. También hemos estructurado los datos de clientes y de contratantes con uno de los procesos centrales de nuestra empresa, la Oferta.
Los empleados ahora tienen un espacio compartido donde fácilmente encuentran toda la información necesaria. Con los mensajes, el calendario y las interfaces bien configuradas, las tareas se realizan mucho más rápido. Casi no uso mi planificador de papel. ¿Para qué? si cualquier evento se planifica en ELMA y se sincroniza con el calendario de Google en tu teléfono.

– ¿Qué incluyó la segunda etapa de implementación?
Rasul Karimulin: Automatización de procesos de ventas y CRM. Para la venta de propiedades residenciales y comerciales, instalamos ELMA CRM+. Nuestros especialistas lo utilizan para gestionar todo el ciclo de vida de un contrato: desde la primera llamada telefónica hasta la firma del contrato. Todo el historial se almacena en el sistema.
Después de que hemos implementado ELMA, la gestión de información se hace mucho más fácil, porque ahora cada contrato y propiedad tiene su propia página web en el sistema. En estas páginas se almacenan todas las demandas y reservaciones del cliente. Las páginas también ofrecen una descripción completa de la propiedad, tal como el plan, la dirección, el precio y el contrato. También contamos con páginas de usuario con botones de acceso rápido que permiten a los empleados organizar su espacio de trabajo e iniciar procesos empresariales en poco tiempo.
Con ELMA CRM+ las relaciones con los clientes se han hecho más manejables. Usando funciones como Deal Dynamics y Sales Funnel, nuestros representantes de ventas pueden motitorizar las ventas y obtener un reporte en cualquier momento.

Nos enfrentamos a dos objetivos: organizar la gestión de proyectos y crear un espacio de información único para nuestros empleados. Pasamos seis meses buscando la solución adecuada y al final decidimos en favor de ELMA BPM.

Andrey Ovchinkinov: En cuanto a la publicidad, realmente necesitaba los datos para evaluar la eficacia de nuestros canales de comercialización. John Wanamaker había dicho: “La mitad del dinero que gasto en publicidad se desperdicia; El problema es que no sé qué mitad “. Con ELMA CRM+, este problema se resuelve. Me ayuda a analizar cómo se gasta el dinero y muestra qué canales son los más eficientes. Por lo tanto, podemos gestionar nuestros recursos y analizar la conversión. Sin un sistema de CRM, esto es bastante difícil.

– ¿Cómo piensan desarrollar el sistema?
Andrey Ovchinkinov: Definitivamente hay cosas que queremos mejorar. Hemos logrado controlar el proceso de construcción y hacerlo transparente. Ahora estamos pensando en añadir configuraciones específicas, formularios de entrada de datos, y métricas. Queremos que ELMA nos ayude a ir a un nuevo nivel. El plan es elaborar informes y manejo de datos análiticos, integrarse con 1C y telefonía IP y terminar la integración con nuestro sitio web.

– ¿Qué puede aconsejar a quienes están pensando en implementar un sistema BPM en su empresa?
Andrey Ovchinkinov: Primero, usted tiene que determinar sus metas. Si desea que un sistema lo administre todo: sus procesos de negocio, proyectos y, por ejemplo, documentación, entonces definitivamente necesita ELMA BPM porque es multifuncional.

Con los mensajes, el calendario y las interfaces bien configuradas, las tareas se realizan mucho más rápido. Casi no uso mi planificador de papel. ¿Para qué? si cualquier evento se planifica en ELMA.