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IMedia es un proveedor federal de la publicidad interior. Su red afiliada cubre ocho ciudades más grandes de Rusia. Ildar Davletov, director general, comparte sus secretos de gestión de una red de sucursales y habla de los resultados de la aplicación de un enfoque basado en procesos.

IMedia
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www.ra-imedia.ru
10 años en el negocio
100usuarios
20 procesos de negocio
+6 000 transacciones mensuales
Usan ELMA desde 2014
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¿Cómo surgió la idea de su negocio? ¿Por qué eligió esta área?
– Fue espontáneo. Inicialmente, estaba pensando en ubicar las plataformas de publicidad al exterior de edificios, enfrenre a la escalera, mejorar la calidad y establecer una cultura de este tipo de publicidad. Sin embargo, después de analizar la situación, decidimos que la publicidad al interior de ascensores sería más eficaz.

¿Qué tipo de clientes tiene? 
– Tenemos varios anunciantes. De casi todas las esferas de B2C.

Empezamos con el proceso de venta, ya que requiería transparecnia y control.

Sus sucursales están ubicadas bastante lejos una de la otra. Podría compartir su secreto de éxito de gestión de la red de suscursales? 
– Al principio, todo funcionaba de forma aleatoria. Cada sucursal operarba de forma independiente. Con el tiempo, nos dimos cuenta de que este enfoque no proporcionaba control y decidimos establecer una compañía de gestión y contabilidad centralizada. Así establecemos la estructura de la empresa, que proporcionaba la trasparencia de negocio y los flujos financieros. La compañía se hizo manejable. Para ponerlo en práctica, tuvimos que reemplazado casi todo el equipo.

¿Por qué decidió implementar la gestión de procesos? 
– La idea surgió hace mucho tiempo debido a la necesidad de gestionar los procesos en las sucursales. Cada sucursal tenía su deperatmento de contabilidad. Los anuncios de los pequeños contratistas, que no quierían molestarse con los documentos, se colocaron sin contratos.

– ¿Qué procesos se automatizaron en primer lugar y por qué? 
– Empezamos con el proceso de venta, ya que requiería transparecnia y control.

¿Era fácil para su empleados a adaptar el sistema? 
– Necesitamos alrededor de un año o un año y medio para acostumbrarnos al sistema. Los empleados requieren capacitación para trabajar con el sistema que implementamos. Los cursos de capacitación llevamos a cabo nosotros mismos. Cada nuevo empleado tiene que pasar un examen antes de empezar a trabajar en nuestra companía.

– ¿Cómo ELMA les ayuda a resolver las tereas de rutina?
– Casi todas las tareas se completan en ELMA. Nuestro proceso end-to-end incluye seis etapas, desde la venta hasta los registros contables en 1C. La compañía de gestiona controla todos los procesos. Las sucursales son responsables de la venta y la ejecución.
Hemos puesto mucho esfuerzo en crear todos los tipos de documentos con el fin de reducir el factor humano. Si es necesario cambiar algo, el usuario inicia el proceso, que incluye la aprobación por los asesores juridicos. Todo es transparente.
A finales del año planteamos dejar de usar las aplicaciones de Microsoft Office y trabajar solamente con los documentos aprobados en ELMA.

Casi todas las tareas se completan en ELMA.

Cómo evalúa el efecto de la implementación ELMA? 
– El funcionamiento de toda la red de sucursales es mucho más transparante ahora. Solía ser dificil caclular ganancias perdidas, pero ahora todo está a la vista. La automatización nos ha permitido optimizar el fondo de salarios. Después de la integración con 1C, cortamos dos posiciones: contador de envío y contador de proveedores. El sistema también nos proporcionó el control sobre los representantes de ventas y bases de clientes.

– ¿Qué consejo le daría a los que piensan implementar los procesos de negocio en su empresa?
– Yo recomendaría no perder el tiempo. Después de que aplicacamos el enfoque basado en procesos, nos dimos cuenta de que estábamos un poco tarde: si hubiéramos empezado antes, podríamos haber resuleto nuestras problemas más fácil. El sistema hace el seguimiento de todos los procesos y lleva la gestión de empresa a un nuevo nivel.

- El sistema hace el seguimiento de todos los procesos y lleva la gestión de empresa a un nuevo nivel.