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Las redes eléctricas de Ekaterimburgo es la tercera empresa rusa más grande enfocada en mantenimiento de las redes eléctricas después de las empresas similares de Moscú y San Petersburgo. Evgeny Spitsin, Jefe Adjunto del Departamento de TI, habla de la gestión de procesos y describe cómo ELMA se ha convertido en parte de la infraestructura de TI de la empresa.
EESK
(EESK Redes Eléctricas)
81 años en el negocio
622 usuarios
107 procesos de negocio
149 756 transacciones
Usan ELMA desde 2010

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– En 2014, EESK celebró su 80 aniversario. Cuéntanos cómo sugrió la empresa y cómo ha cambiado ahora?
– La historia de la empresa comenzó en 1934 con la separación de las redes de Sverdlovsk de las Redes Regionales de Ural.
Hoy en día, la principal función de las Red Eléctricas de Ekaterimburgo (EESK) es la transmisión de energía eléctrica y la conexión de los consumidores de Ekaterimburgo a la red eléctrica. La empresa se dedica a la gestión operativa, el mantenimiento de las redes eléctricas, la reconstrucción y construcción de nuevas instalaciones – líneas de cables y líneas aéreas, puntos de distribución, puntos de transformación, subestaciones eléctricas de 110-220 kV.
Tras pasar 80 años el número de subestaciones mantenidas por EESK ha crecido de 2 a 71, la longitud de las líneas de transmisión se ha incrementado de 25 a 6.416 kilómetros. A la fecha las redes de EESK incluyen más de 2.200 subestaciones de transformación y distribución. La empresa ha implementado y continuamente desarrolla el sistema integrado de gestión conforme a los requisitos de la norma ISO 9001: 2008 e ISO 50001: 2011.

– ¿Cómo ha llegado a la automatización del flujo de documentos en su empresa?
– En la primera década de 2000, nos dimos cuenta de que necesitábamos un sistema de gestión de documentos electrónicos. Las razones eran bastante triviales: queríamos evitar la pérdida de nuestros documentos y controlar su ejecución. Para solucionar estos problemas elegimos uno de los sistemas de gestión de documentos electrónicos y compramos varias licencias. Usando el sistema automatizamos el proceso de de firma del contrato y control de cumplimiento de horario. Pusimos en marcha el sistema y en el período de 2005-2006 cumplió sus funciones con éxito, pero con tiempo, la plataforma llegó a ser obsoleto Después de aún otra actualización del sistema, entendimos que los cambios fueran inevitables. Debido a la personalización, el costo de la nueva versión del sistema fue más alto que el costo inicial de la implementación. Además, en aquella época, necesitábamos un sistema que superaría las funciones básicas de SGDE. Había un entendimiento de que cada empleado que utilizaba un PC tenía que ser capaz de acceder al sistema. Analizamos la situación y decidimos buscar un nuevo sistema; como resultado, hoy en día estamos utilizando ELMA.

Necesitábamos un sistema que superaría las funciones básicas del sistema de gestión de documentos electrónicos.

– ¿Qué aspectos ha tendio en cuenta al elegir el sistema?
– En primer lugar, hemos identificado los criterios clave: el costo de licencias, cumplimiento de los requisitos funcionales, la disponibilidad de soluciones básicas listas, también el sistema tenía que ser fácil de usar. Un criterio importante era el plazo de implementación. En aquella época estábamos implementando un sistema ERP y por eso la integración rápida de datos era importante para nosotros.

– ¿Era difícil aplicar el enfoque basado en procesos a la estrategia de gestión de la empresa?
– La implementación de cualquier nuevo proceso sigue la curva: al principio, todo el mundo es optimista, pero cuando surgen las dificultades, la recesión es inevitable. Sin embargo, la curva de expectativas sube de nuevo, cuando superan los desafíos y obtienen resultados buenos. Además, estaba claro para nosotros que el mayor potencial para aumentar la productividad radica en la automatización de las actividades y procesos. Así que no nos preocupabamos mucho por las dificultades en la etapa de depuración inicial de procesos.

– ¿Era usted capaz de adaptar ELMA al flujo de trabajo de su empresa de manera flexible?
– Si, por supuesto. Todos los nuevos empleados están conectados al sistema y reciben información necesaria directamente de ELMA. Algunas unidades de la empresa, tales como el departamento de gestión de registros, trabajan en ELMA todo el tiempo, mientras que otras utilizan el sistema sólo de vez en cuando – al recibir tareas. Al mismo tiempo, el cumplimiento de horario es uno de los criterios más importantes para evaluar el desempeño de los jefes de departamento.

– ¿Qué fue lo más difícil en el proceso de implementación?
– Las principales dificultades estaban relacionadas con la depuración inicial de procesos; en algunas etapas, el flujo de trabajo se hizo más complejo; nos tomó tiempo para adoptar el sistema e integrar los procesos automatizados en las operaciones de la empresa. También nos enfrentamos dificultades en 2013, cuando se cambió la versión y tuvimos que rediseñar el sistema, pero esto nos permitió a mejorar el sistema: arreglar los cuellos de botella, optimizar procesos actuales y eliminar los irrelevantes.

¿Cómo Uds. están mejorando el sistema dentro de la empresa?
– Después de la implementación del sistema, estamos constantemente actualizando y mejorándolo: añadimos nuevos procesos y actualizamos los existentes. El departamento de TI de EESK proporciona apoyo técnico de ELMA. Tenemos el Centro de Servicio que maneja los incidentes reportados por los usuarios. El personal de apoyo de segunda línea mejora el sistema. Los incidentes complejos redirecionamos a la empresa-desarrolladora.

Estaba claro para nosotros que el mayor potencial para aumentar la productividad radica en la automatización de las actividades y procesos. Así que no nos preocupabamos mucho por las dificultades en la etapa de depuración inicial de procesos.

– ¿Cómo se adaptó el sistema al entorno de TI?
– Como ya he dicho, hemos integrado ELMA con el sistema ERP. Por ejemplo, aprobamos los contratos en ELMA, y después de firmarlos, enviamos los contratos al sistema ERP, que, a su vez, envía los registros de personal al sistema de gestión de documentos. Como resultado, si un empleado se va de vacaciones, sus tareas serán asignadas a su sustituto, y no permanecerán suspendidas hasta que el empleado regrese al trabajo.
También hemos integrado ELMA con el sistema de control de conexión: cuando conectamos nuevas instalaciones a la red eléctrica, ELMA inicia los procesos de ruta de documentos, que implican la preparación y aprobación de los documentos. Los resultados se muestran en el sistema de control de conexión. Esto proporciona la eficiencia y la transparencia del trabajo de todos los empleados.

– ¿Cómo evaluaría Ud. el impacto de la implementación de ELMA?
– Los procesos se ejecutan en su debido tiempo y con los resultados deseados – estos son los parámetros que se puede ajustar y monitorear en ELMA. Este enfoque disciplina a los empleados, mejora su rendimiento. En general, la aplicación del sistema de gestión de procesos cambia la cultura de la empresa, lo que contribuye al desarrollo de la empresa.

– ¿Qué consejo le daría a los que piensan implementar los procesos de negocio en su empresa?
– El enfoque basado en procesos es útil para cualquier empresa con más de una docena de empleados. Los directivos de la empresa tienen que estar dispuestos a cambiarse y tener un interés personal en el resultado.

- En general, la aplicación del sistema de gestión de procesos cambia la cultura de la empresa, lo que contribuye al desarrollo de la empresa.