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El Centro Cuarentenario de Federación Rusa VNIIKR pertenece al Servicio Federal de Control Veterinatio y Fitosanitario y lleva décadas en cargo de la seguridad fitosanitaria del país. Es el centro de pensamiento del servicio cuarentenatio con una red grandisima de sucursales y laboratorios, y una base científica de nivel internacional. Hemos hablado con Denis Eldemurov, el jefe del Departamento de TI de VNIIKR. Nos contó sobre la gestión de la infraestructura y optimización de los procesos de la organización.
Centro Cuarentenario de Federación Rusa
Inspección fitosanitaria
86 años en el negocio
800 usuarios
14 procesos de negocio
Usan ELMA desde 2016

Take a tour

— Cuéntanos sobre la fundación de VNIIKR. ¿Cómo desarrolla la oranización hoy y que tareas tiene que cumplir?

Denis Eldemurov: VNIIKR originó en el año 1931. Desde aquel tiempo la organización se ha desarrollado mucho y ahora cuenta con más de 1000 empleados en la oficina central sóla. Aparte de la oficina central tenemos 21 sucursales que cubran la mayor parte del país, por ejemplo Siberia, Extremo Oriente y Cáucaso del Norte.
Nuestro primer objetivo es modernizar los procesos scientíficos, organizacionales y operacionales. Para lograr esta meta, implementamos nuevas herramientas tecnológicas en el trabajo. Por ejemplo, el año pasado hemos añadido el sistema ELMA BPM a nuestra infraestructura TI. Nos ayudó a implementar este proyecto el partner de ELMA – la empresa
“Servisgrad”.

– ¿Por qué decidieron a utilizar el sistema BPM?

Denis Eldemurov: Antes de implementar el sistema, gestionábamos los documentos a mano. Necesitábamos automatizar los procesos de aprobación, búesqueda de documentos y garantizar que los documentos no se perdieran al ser trasladados entre departamentos. Además, necesitábamos una herramienta para manejar los bases de datos y objetos con acceso granular y un medio para comnicación de los empleados. Un simple sistema para gestión de documentos no tiene todas estas capabilidades, por eso optamos por un sistema BPM.

Seleccionamos un sistema desarrollado en Rusia que nos parecio muy flexible y cómodo

– ¿Cuáles fueron los criterios para elegir el sistema?

Denis Eldemurov: Buscábamos una plataforma universal para gestionar procesos de negocio y documentos electrónicos. Seleccionamos un sistema desarrollado en Rusia que nos parecio muy flexible y cómodo.

  • Primero, queriamos una solución con una interfaz web. Es que muchas sucursales se ubican bastante lejos y a veces los empleados no tienen acceso a una computadora con el programa especial instalado. Una interfaz web permite acceder el sistema dese cualquier dispositivo, incluso de los celulares lo que es muy cómodo para los empleados que van de viajes de negocio muy amenudo.
  • Segundo, necesitábamos un sistema para automatizar los procesos complejos de enrutamiento de documentos con posibilidad de corregir las rutas sin programar ni parar el trabajo. No es facil prever todos los detalles de gestión de documentos en una empresa federal grande. En caso de un programa que no permite hacer correcciones solo se puede utilizar los procesos estandares o hay que gastar muchos recursos para customización.
  • Tercero, queriamos que el sistema serviera cómo un medio de comunicación para los empleados con una interfaz customizable y con posibilidad de discutir cuestiones y tareas.
  • Un criterio importane era el país de orígen del sistema. VNIIKR es una empresa estatal con ciertos procedimientos para la gestión de presupuesto. Ademas, para nosotros es más fácil comunicarse con el desarrollador en ruso.

Al final, seleccionamos ELMA BPM. Satisface a todos nuestros requerimientos.

– ¿Cámo comenzaron la implementación?

Denis Eldemurov: Configuramos la interfaz común para los empleados, con los calendarios para planificar sus tareas y una lista de todas las tareas activas. Luego comenzamos a automatizar los procesos de gestión de documentos electrónicos. La configuración de las rutas de documentos (es decir, las listas de aprobadores, oficinas de registro, propiedades de documentos y otros parámetros) se hizo por los especialistas del grupo de implementación de VNIIKR.

– ¿Cuáles fueron las etapas principales del proyecto?

Denis Eldemurov: Comenzamos con los siguientes tres procesos: “Comunicado interno”, “Correo saliente” y “Correo entrante”. “Comunicado iterno” es el procedimiento más estándar y ocupa 90% de todos los procesos ejecutados. “Correo saliente” se usa principalmente por los jefes de departamentos que comunican con las empresas externas. Usando “Correo entrante” sel director envía automáticamente los documentos a sus substitutos.

Al configurar estos procesos, lorgamos reducir mucho el uso de los documentos en papel. Antes, los empleados tenían que manejar muchos documentos impresos, ahora un gran parte de trabajo con documentos se hace de manera automática. Algunos documentos todavía tienen que ser impresos, los que requieren la firma de los gerentes para ser enviados a las compañías estatales. Casi no utilizamos nuestro registro de eventos, la mayoría de información se registra en ELMA.
Gradualmente mejoramos los procesos principales, eliminamos las operaciones innecesarias y arreglamos las rutas. Una gran ventaja del sistema es que podemos hacerlo sin tener que llamar a los especialistas de ELMA. Automatización de los procesos rutinarios ahorra el tiempo de los empleados. Por ejemplo, para recibir cierto equipo desde el almacén, solo tiene que apretar un botón en ELMA para que la tarea se asigne al empleado responsable y los documentos necesarios se preparan automáticamente.

Comenzamos a formar base de datos y de objetos de VNIIKR. Los objetos sirven para gestionar los registros de los objetos cuarentenarios. Contienen los nombres en ruso y latino, y documentos tales como recomendaciones para detección. En nuestros laboratorios detectamos si ciertos objetos cuarentenarios están presentes en algun territorio, tenemos listas de requisitos fitosanitarios en otros países. Toda esta información se guarda en ELMA, es muy cómodo para los sucursales!

No tuvimos problemas con la implementación. Hicimos entrenamiento para los empleados. Durante el entrenamiento que duró dos meses los empleados vieron como funcionan los procesos, como se asignan las tareas y se mandan los mensajes. En los sucursales hay menos empleados que en la oficina central, por eso allí el entrenamiento pasó muy rápido.

– ¿Cómo los empleados reaccionaron al sistema?

Denis Eldemurov: No hubo ni huelgas ni revoluciones. La mayoría de los empleados reconoció el valor del sistema al ver que en ELMA los documentos no se pierden. Además, ahora pueden asignar tareas, hacer comentarios y entienden que hacer un documento en papel require más tiempo que preparalo en forma electrónica.

– ¿Cuáles son los resultados principales de la implementación de ELMA?

Denis Eldemurov: Arreglamos los principales procesos de la empresa y mejoramos el cumplimiento de tareas. A los empleados no les gusta cuando sus tareas en ELMA están en rojo, por eso tratan de cumplirlas a tiempo. La carga de trabajo es transparente y los documentos se manejan de manera rápida. Por ejemplo, en una empresa estatal todas las compras se deben hacer conforme a la ley orgánica N 44 y N 223. Este proceso dura de tres a cuatro meses y requiere muchos documentos. Para crear, corregir y aprobar documentos electrónicos no se neсesita tanto tiempo como para los documentos en papel, porque en caso de cualesquiera correcciones los documentos en papel se preparan de nuevo cada vez.

Buscabamos una plataforma universal para gestionar procesos de negocio y documentos electrónicos

– ¿Cómo planifican desarrollar el sistema?

Denis Eldemurov: Estamos trabajando en la administración de acceso a información. Además queremos reducir el número de operaciones y notifiaciones en los procesos. Estamos a punto de automatizar más procesos. Muy pronto vamos a lanzar un proceso bastante grande, “Pedido”. Incluye tales actividades como creación de documento, notificación de participantes, aprobación, firma y envio.

Queremos añadir algunos módulos funcionales necesarios para manejar datos estadisticos, entre ellos – “Registro de eventos” donde podremos formar reportes sobre el trabajo con documentos en la organización.

– ¿Qué recomenación daría a los que piensan implementar un sistema BPM?

Denis Eldemurov: Estoy seguro que hay que implemenar un BPMS. Reduce mucho el tiempo de ejecución de los procesos aun más complejos. En ELMA se puede configurar todas las rutas e incluir los campos necesarios. Es muy cómodo para los usuarios – ellos pueden configurar su puesto de trabajo como quieren, añadir portlets..

Para empresas grandes, recomiendo asignar empleados para mantener el sistema. En una organización como VNIIKR se necesita dos o tres especialistas.

No es facil encontrar un sistema adecuado para empresas estatales. Las soluciones suelen tener procesos ya configurados sin posibilidad de modificarlos sin ayuda del desarrolaldor del sistema (y tal ayuda habitualmente es bastante costosa). En ELMA se puede arreglar y perfeccionar los procesos para cumplir con el carácter de su empresa.

- En ELMA se puede arreglar y perfeccionar los procesos para cumplir con el carácter de su empresa