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La historia de Neyva Bank comenzó hace 60 años en Sverdlovsk-44 (Novouralsk). El banco se estableció para prestar servicios a la mayor organización de la ciudad, Planta Electroquímica de los Urales. Durante los cincuenta años de su existencia, el banco pasó por numerosas transformaciones. Con un nuevo equipo directivo y la primera oficina en Ekaterimburgo en 2009, Neyva Bank pasó a la siguiente etapa de su desarrollo y ocupó un lugar sólido en el mercado financiero de la región de los Urales. Ahora el banco ofrece una amplia gama de servicios para personas jurídicas y físicas y se alinea con el estado de la tecnología de arte en la banca. Pavel Yefremov, presidente de la junta directiva de Neyva Bank, habla sobre cómo la gerencia aborda la optimización de procesos y comparte la experiencia de implementación de BPM.
Neyva Bank
(Banking)
60 años en el mercado
350 usuarios
36 procesos de negocio
Utilizan ELMA desde 2010

Vista rápida

– 2017 es un año de aniversario para el banco. ¿Cómo comenzó la actividad de la organización y cómo se está desarrollnado ahora?
2017 is an anniversary year for the bank. How did the activity of the organization begin and where it is now?

– Pavel Yefremov: Brevemente, en 1957, se abrió la Sucursal del Banco del Estado No. 25384; después de la reorganización del sistema bancario fue incluido en el Banco de Construcción Industrial de la URSS, durante el período de la reformación; en los años 90, se estableció el “Banco Comercial Neyva” (ComNeyvabank) JSC, cuya operación estaba relacionada con la ciudad de Novouralsk y con la Planta Electroquímica. Cuando ComNeyvabank dejó de prestar servicios a la empresa de defensa, comenzaron los tiempos difíciles. Sólo en 2009, cuando llegó el nuevo equipo directivo, el banco empezó desde cero: con un nombre moderno y sede en Ekaterimburgo. Ahora tenemos 12 oficinas: en Nizhniy Tagil, Chelyabinsk, Magnitogorsk, Perm y otras ciudades.

El banco tiene una estructura organizativa jerárquica. Regularmente celebramos reuniones con jefes de sucursales bancarias. Ofrecemos servicios a las persona físicas (depósitos, préstamos, cambio de divisas, cajas de seguridad) y a las organizaciones (servicios de gestión de efectivo, préstamos, programas de tarjetas de nómina, depósitos y facturas). Neyva es uno de los mejores bancos del mercado cambiario. Contamos con cerca de 35 mil clientes individuales y 15 mil clientes empresariales. La mayoría de ellos están en las ciudades, donde tenemos oficinas. La banca en línea no es nuestro nicho.

El sistema asegura el cumplimiento del horario. A menudo un gerente exige algo de sus empleados y no reconoce sus propios errores. ELMA lo hace justo para todos.

– ¿Qué estrategia de desarrollo tiene el banco?

– Pavel Yefremov: No planeamos realizar cambios globales en la operación, creemos que ya hemos establecido un modelo de banco exitoso. A lo sumo, lo escalaremos a otros territorios, abriremos nuevas sucursales.

Por supuesto, queremos obtener beneficios. Estamos dispuestos a trabajar en las direcciones que traen ingresos estables y no ponen en riesgo a nuestros clientes y accionistas. El banco no se involucra con nada “exótico” y investa dinero en emisores rusos confiables, como Gazprom y Rosneft, y participa en transacciones en el mercado interbancario. Tenemos un buen colchón de liquidez.

Hace un tiempo, los accionistas manifestaron su opinión: la banca no es un negocio de un día. El objetivo principal del equipo directivo es asegurar que Neyva trabaja durante muchos años y tiene activos de reserva que constantemente obtienen ganancias. Tratamos de no involucrarnos en proyectos dudosos para ganar un centavo extra ya que existe el riesgo de perder un dólar. El banco lleva a cabo sus negocios de manera bastante reservada y equilibrada, trata de resolver la mayoría de los problemas sin retrasos burocráticos y se desarrolla mejorando los procesos internos.

– ¿Cómo llegó el banco al concepto de la gestión de procesos?

– Pavel Yefremov: Junto con el equipo directivo en 2009 se produjo un nuevo ABS (sistema bancario automatizado), banco en línea para clientes corporativos, y la idea de implementar la gestión de documentos electrónicos (EDM). La gerencia estaba tratando de hacer que el banco use inovaciones de alta tecnología, en lugar de trabajar con calculadoras. En 2010, comenzamos a usar ELMA.

– ¿Cuáles fueron los criterios para seleccionar un sistema?

– Pavel Yefremov: En primer lugar, la máxima funcionalidad. Era importante que la herramienta funcionara en un navegador web y estuviera basada en componentes de código abierto, ya que la infraestructura de TI del usuario en el banco estaba diversificada: algunos de los empleados trabajaban en Windows y otros en Linux. En aquello momento, la mayoría de las soluciones para automatización de procesos debían instalarse en una computadora, y ELMA dio un toque nuevo al mercado e introdujo una herramienta con la que el usuario trabajaba en su navegador.

– Artur Novruzov, Jefe del Departamento de TI: Otro aspecto importante: en 2009-2010, BPMS y EDM existían por separado en Rusia. ELMA, viendo lo que sucede, decidió desarrollar EDM basado en BPMS. En aquel momento parecía un híbrido, pero ahora entendemos, que un motor BPMN amplía en gran medida el uso de la herramienta.

Estábamos un poco preocupados por la falta de conocimiento y cómo el sistema “encaja” en los procesos bancarios, pero decidimos asumir el riesgo. Además de eso, las herramientas occidentales similares costaban como un Lamborghini, y el precio era uno de los criterios principales.

– ¿Cómo fue la implementación?

– Pavel Yefremov: Fue una especie de experimento para nosotros y para el equipo de ELMA.

Junto con los colegas implementamos numerosas aplicaciones personalizadas (base de datos de clientes centralizada, préstamos, integración con SBA) y soluciones estándar, por ejemplo, gestión de memorandos, órdenes administrativas, facturas y contratos. Después de eso dejamos de expandir las funciones.

ELMA existía por separado en la estructura de TI. La productividad y la estabilidad del sistema aumentaron gradualmente y los empleados se acostumbraron a ELMA. Recientemente actualizamos a la versión 3.9, y movimos una parte del archivo de documentos allí.

– ¿Qué procesos ya ha configurado en la nueva versión?

– Artur Novruzov: Hemos optimizado los procesos de visualización, registro y enrutamiento de documentos, ELMA integrado con el sistema de contabilidad del banco, ha mejorado interfaces y formularios de tareas del usuario.

Hoy contamos con unos 40 procesos automatizados, incluyendo la gestión de correo electrónico entrante y saliente, contratos, acuerdos y documentos de personal. Disponemos de unidades para la preparación de extractos bancarios, organización y gestión de recursos de información del banco.

Estamos pensando cómo podríamos usar ELMA para automatizar el almacenamiento electrónico de escaneos de documentos no estructurados (casos de clientes). Ahora es bastante inconveniente administrarlos: no hay versionado ni búsqueda. Podemos implementar CRM en el futuro. La tecnología BPM permite implementar cualquier proceso.

Hemos optimizado los procesos de visualización, registro y enrutamiento de documentos, ELMA integrado con el sistema de contabilidad del banco, ha mejorado interfaces y formularios de tareas del usuario.

– ¿Cómo entrenó a sus empleados para trabajar en la nueva versión? ¿Hubo alguna dificultad?

– Pavel Yefremov: No. ELMA es un sistema fácil de usar, todo el mundo se ha acostumbrado rápidamente. La actualización ha pasado bien. La evidencia indirecta a esto es que los empleados en los procesos cambiados con poca o ninguna instrucción del usuario. Al actualizar el sistema, asignamos un empleado, que recogió todas las consultas y sugerencias sobre los procesos. Cuando los empleados se acostumbraron, todas las propuestas fueron bienvenidas. Ahora recibimos muchas sugerencias y estamos implementando algunas.

Además, ELMA cuenta con un mecanismo de mejora de procesos de negocio. El sistema reúne estadísticas sobre procesos y sugiere opciones de mejora. Muy útil. Así, en este momento se están desarrollando 12 procesos y se optimizan 5-6.
Por ejemplo, tenemos un proceso para gestionar el acceso a los sistemas de información. Tecnológicamente, es correcto, pero un poco complicado para el usuario: seleccionar uno de los flujos al iniciar el proceso, siguir estrictamente una cierta secuencia de acciones. Decidimos optimizar este proceso, hacerlo más sencillo.

– ¿Planea aumentar el número de usuarios?

– Artur Novruzov: Pensamos en adquirir más licencias (las licencias son nombradas). Como usted sabe, uno debe tomar el camino extensivo una vez que el intensivo ha alcanzado su límite, pero por ahora, tenemos potencial.

– ¿Qué consejo puede dar a aquellos que piensan en la implementación de procesos de negocio en su empresa?

– Pavel Yefremov: Creo que deberían comenzar con la comprensión de cómo puede el sistema beneficiar al negocio. Nos dimos cuenta de que ELMA hace los procesos más transparentes: después de la implementación, pudimos ver el estado de cada tarea, quién es responsable y qué resultado se espera. El sistema asegura el cumplimiento del horario. A menudo un gerente exige algo de sus empleados y no reconoce sus propios errores. ELMA lo hace justo para todos. En este sentido, tenemos la idea de agregar la función de aprobación automática a algunos procesos.

Tenía un amigo en la universidad. Cuando llegó al frente para responder en las clases de análisis matemático, solía mirar la pizarra. Hizo una impresión, que estaba resolviendo un problema en su mente. El profesor le decía: “Nikolai, ¿qué estás haciendo? No piense, resuelva”. Tuve la misma pregunta: “¿Qué pensar?”. Sólo desarrolle los procesos, mantenegase al día con el desarrollo de la tecnología. Cuando analiza procesos de negocio, aprende mucho acerca de su empresa. Los beneficios son probados por décadas.

- ELMA hace los procesos más transparentes: después de la implementación, pudimos ver el estado de cada tarea, quién es responsable y qué resultado se espera.