...
ABI PRODUCT es una de las principales empresas procesadoras de carne en Rusia, con tres plantas y 150 productos diferentes en la línea de productos. La red de distribuidores incluye 48 regiones de Rusia. Elena Krasavina, responsable de gestión documental, habla sobre el papel de la gestión de documentos en el desarrollo de negocios y describe cómo la implementación de ELMA ha ayudado a mejorar y ajustar los procesos internos de la empresa.
ABI PRODUCT
(Procesamiento de carnes)
www.abiproduct.ru
20 years en el negocio
1500 usuarios
55 procesos de negocio
125 748 transacciones
Usan ELMA desde 2014

Take a tour

– ¿Qué parte tiene la gestión de documentos en el desarrollo de su empresa?
– – Los flujos de trabajo de documentos internos y externos proporcionan soporte informativo para la administración. La rapidez y transparencia del flujo de trabajo de documentos permiten tomar decisiones dinámicas tanto para el desarrollo como para el cumplimiento de las obligaciones.

– ¿Cómo llegaron a la gestión de procesos?
– Al principio, sentimos la necesidad de optimizar y acelerar el proceso de gestión de contratos y hacerlo transparente para un mejor control y manejabilidad. Utilizar contratos de papel y trasladarlos de ciudad a ciudad para su aprobación fue muy tedioso, lento y arriesgado, e inconsistente con las tecnologías del siglo XXI.
Entonces, necesitabamos integrar todos nuestros recursos de información corporativa en una plataforma.

Hay dos cosas más importantes para los usuarios: interfaz intuitiva y respuesta rápida.

– ¿Cuáles fueron sus criterios para elegir el sistema?
– Hay dos cosas más importantes para los usuarios: interfaz intuitiva y respuesta rápida. Necesitábamos un sistema con enrutamiento de documentos que funcionara para oficinas con una estructura organizativa compleja que se encuentran en diferentes ciudades. Además, queríamos que el sistema cumpliera con los requisitos de seguridad y permitiera el uso de los mecanismos de acceso existentes.
Además, era importante para nosotros que el sistema permitiera la búsqueda de datos, que tuviera diferentes configuraciones de administración y que pudiera almacenar grandes cantidades de información.
Elaboramos un sistema de puntación para evaluar la experiencia del vendedor, el precio, el período de implementación y ver como el software cumpliera con nuestras necesidades.

– ¿Qué objetivos establecieron para ELMA?
– Queríamos que nuestros procesos de enrutamiento de documentos fueran transparentes y el historial del documento fuera visible. Además, queríamos disminuir el tiempo de trabajo no productivo de nuestros empleados, acelerar y poner bajo control la toma de decisions relacionadas con el enrutamiento de documentos, y controlar la ejecución de tareas basadas en documentos. Básicamente, queríamos deshacernos de todo el papel.

– ¿Qué procesos automatizaron primero y por qué?
– – Comenzamos con los procesos de contratación, desde el momento en que el contratista se verifica hasta el momento en que el contrato se envía al archivo. No podíamos continuar como lo hacíamos antes – seguíamos perdiendo contratos, y a veces la aprobación dependía de relaciones personales. El proceso de trabajo se reducía a muchas acciones innecesarias y a preguntarse “¿Dónde está mi contrato, quién lo tiene ahora?”.
Nos tomó seis meses automatizar los procesos, desde la elaboración de términos de referencia hasta la puesta en funcionamiento.
Implementamos la aprobación electrónica de contratos, automatizamos los procesos de enrutamiento de documentos administrativos, instrucciones internas, documentos entrantes y salientes. Además, hemos automatizado completamente la asignación y ejecución de las tareas basadas en documentos y las tareas regulares.

– ¿Cómo incorporaron ELMA en el panorama de TI de su empresa?
– ELMA está integrado con el directorio corporativo, que almacena jerarquía de la empresa, la base de datos de contratantes, y los catálogos de los atributos de documentos. También hemos configurado la integración con 1С y Axapta.

¿Qué efecto tuvo la implementación de ELMA en la empresa?
– Nos encontramos con un comportamiento muy conservador de nuestro personal y su falta de deseo de cambiar las cosas. Tenían miedo de la transparencia de su trabajo, porque eso significaba perder el poder que tenían antes. Cuando la gestión de documentos no dependía de un proceso de negocio, sino de un empleado, él decidía cómo exactamente el documento tenía que ser aprobado y cuándo. Este enfoque dejaba mucho espacio para el comportamiento manupulativo y creaba dificultades.
Así que el mayor efecto del proyecto era que la gente cambió su forma de pensar sobre la gestión de documentos. ELMA permitió a nuestros empleados ver que los documentos son parte integral de un proceso de negocios, y mostró el papel de cada empleado en este proceso.
La implementación de ELMA reveló los cuellos de botella en los procesos existentes de la empresa, y nos ayudó a ajustar y mejorarlos. La gestión centralizada de documentos garantiza la transparencia y la competencia cuando se trata de la gestión documental. Tuvimos la oportunidad de distribuir bien nuestros recursos, evaluar la eficiencia de cada empleado y controlar su desempeño.

Tuvimos la oportunidad de distribuir bien nuestros recursos, evaluar la eficiencia de cada empleado y controlar su desempeño.

– ¿Cómo se desarrolla el sistema dentro de la empresa?
– El uso fácil es una de las principales prioridades para nosotros. Durante el proyecto de implementación, recogimos el feedback de nuestro personal para mejorar los procesos y el sistema. Ahora que todo el mundo se ha acostumbrado a trabajar en ELMA, queremos centrarnos en la automatización de procesos. Ya hemos planeado automatizar el procesamiento de pedidos y la administración de viajes de negocios.

– ¿Qué consejo daría a aquellos que están considerando la automatización de procesos de negocio?
– Le aconsejaría al equipo directivo describir minuciosamente los procesos antes de la automatización y decidir qué beneficio esperan del proyecto. Hay otras cosas importantes a considerar: los roles en un proceso, los niveles de acceso, las actividades en el sistema, el historial de acciones, la representación visual de páginas y atributos, la administración del sistema después de la implementación.
Aconsejaría acordarse con el proveedor de software en utilizar un enfoque flexible a implementación. Además, es mejor elegir un sistema que no requiera escribir un montón de manuales de usuario o realizar un entrenamiento a largo plazo, pero al mismo tiempo siga siendo comprensible para los usuarios.

Le aconsejaría al equipo directivo describir minuciosamente los procesos antes de la automatización y decidir qué beneficio esperan del proyecto.