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Herramientas de proceso de negocio que ELMA ofrece para la comunicación en la empresa

ELMA proporciona las herramientas necesarias para la comunicación en la empresa. Para ayudar a organizar los procesos de gestión de la empresa, utilice secciones de Tareas, Mensajes, Calendarioioio y Empresa.

Asignación y la realización de tareas

ELMA BPM le permite al usuario asignar tareas y hacer monitoreo de su ejecución.

Al asignar una tarea, el usuario puede elegir entre las siguientes opciones:

  1. Monitorizar ear el progreso de la tarea:  Uno de sus colegas puede monitorear el progreso de una tarea. Esto suele ser un empleado que ocupe un cargo directivo.
  2. Elegir un aprobador tarea:  En este caso, la tarea no se realiza a menos que sea aprobado.
  3. Asignar Co-ejecutores:  Sólo una persona es responsable de una tarea; Sin embargo, se puede asignar Co-ejecutores. Ellos reciben información acerca de la tarea una vez que se les asigna.
  4. Establecer plazos para la tarea. Esto ayuda a hacer el seguimiento del progreso y comprobar el cumplimiento de la tarea.

Después de guardar la tarea, se le asigna inmediatamente al Ejecutor (o Co-ejecutor).

Asignación y ejecución de tareas

Comprobación del cumplimiento de tarea

Comprobación del cumplimiento de tarea

ELMA ayuda a monitorear el progreso de tareas desde el principio hasta el final.

Cuando los usuarios cumplen la tarea, lo envían para la aprobación. También pueden dejar un comentario, adjuntar un documento o un archivo, etc.

Los usuarios responsables confirman que la tarea ha sido llevada a cabo con éxito o la devuelvan al ejecutor, si necesita ser revisada. Además siempre tienen la posibilidad de reformular la tarea, si parece apropiado.

ELMA archiva todas las tareas cumplidas.

Reporte de tiempo

Usando ELMA BPM el usuario puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas.

Al final de la semana o del mes (el usuario elige el período que se ajusta mejor a la empresa); todos los empleados entregan reportes de tiempo de sus horas facturables. En este reporte se describen las tareas realizados y el tiempo dedicado a cada tarea para ese período.

El usuario responsable examina los reportes de tiempo y los aprueba o rechaza. Finalmente, cada empleado tiene el número de horas facturables aprobadas.

Se puede utilizar estas estadísticas para diferentes propósitos, incluso el cálculo de la nómina.

Reportes de tiempo

Actividades del departamento

Organización de actividades del departamento

La sección Empresa del Portal Web contiene una gran cantidad de información útil para los jefes de departamentos. Pueden evaluar el rendimiento de sus empleados, vigilar el cumplimiento de horario, ver las tareas activas o caducadas y reportes de tiempo aprobados.

A los jefes de departamentos ELMA BPM ofrece la oportunidad de comprobar hacer el seguimiento de todas las tareas de su departamento y sus empleados.

Si una tarea tiene que ser cumplida en breve plazo y el empleado asignado no está disponible para completarla, el jefe de departamento puede asignarla a otro empleado o completar la tarea él mismo.

Tareas periódicas

Puesto que determinadas tareas son periódicas y algunas se repiten a intervalos regulares, ELMA BPM permite mantener tareas organizadas y manejables de manera sencialla.

Ahora el usuario no necesita configurar una nueva tarea cada vez. Basta con crear una tarea una vez y establecer el momento en el que necesita repetirse. ELMA automáticamente asignará la tarea al ejecutor en los intervalos especificados.

Tareas periódicas

Cumplimiento de horario

Cumplimiento de horario

Cumplimiento de horario requiere un control cuidadoso. Cada tarea tiene un plazo en el cual debe cumplirse. Si no lo consigue, la tarea está caducada.

El reporte de cumplimiento de horario le permite al usuario evaluar el número de tareas cada empleado completa en el tiempo.

Por ejemplo, el usuario tiene 40 tareas programadas para el mes en curso. 30 de ellas ha terminado a tiempo, lo que significa que su cumplimiento de horario es de 75%.

Puede utilizar las estadísticas de cumplimiento de horario para el cálculo de nómina.

Herramientas para la comunicación en la empresa: Mensajes, Calendarioioio, Empresa

ELMA BPM tiene herramientas para asegurar la comunicación dentro de la empresa. Los Mensajes ofrecen una manera fácil y familiar de la comunicación con los colegas. Usando el Calendarioioio se puede programar reuniones y llamadas, realizar un seguimiento de eventos planeados, etc. La sección Empresa permite mantenerse al día con las últimas noticias de la empresa.

Mensajes

La sección Mensajes está diseñada para la comunicación eficaz dentro de la empresa. Contiene información acerca de todas las tareas entrantes, mensajes de usuarios, notificaciones, etc., y le permite al usuario ordenar los mensajes por prioridad.

Los mensajes en ELMA parecen mucho a la sección de noticias de Facebook.  No obstante, tiene una diferencia importante – el usuario siempre puede comprobar el número de mensajes no leídos.

Mensajes

Calendarioioio

Calendarioioio

El Calendarioioio se utiliza para planificar las actividades de trabajo; simplificar el proceso de programación de llamadas, eventos, reuniones y citas; monitorear los calendarios de colegas y otros gerentes.

El usuario puede ver su Calendarioioio directamente desde su dispositivo móvil a través del protocolo de iCal.

Empresa

La sección de Empresa mantiene al usuario informado sobre las noticias de empleados. Puede ver los próximos cumpleaños, empleados recientemente contratados, etc.

Los jefes de departamentos tienen una visión global de sus departamentos, pueden ver las tareas activas y los calendarios de los empleados.

Empresa