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ELMA ECM+ es una solución de gestión de contenido empresarial basada en la plataforma de BPM ELMA.

ELMA ECM+ organiza la gestión de documentos electrónicos de la empresa y permite ejecutar procesos de negocio integrales junto con los procesos de ruta estándar.

Gestión de Documentos Electrónicos

La introducción del sistema de gestión de documentos electrónicos es un proceso de conversión de documentos en papel a un formato electrónico. Todos los procedimientos, que el usuario realiza trabajando con papeles, se llevan a cabo de forma electrónica.

Estos procedimientos (procesos) están regulados por MoReq2, una norma europea para el flujo de documentos electrónicos. De acuerdo con esta norma, la conversión a un formato electrónico requiere la ejecución de los siguientes procesos básicos: la creación, captura, búsqueda, visualización, almacenamiento, etc. Este enfoque sistematiza la introducción y permite repartir el flujo en elementos separados.

Para algunos documentos y flujos de documentos hay soluciones estándar, que pueden ser útiles.

Flujo de Documentos Electrónicos

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Gestión de Records

Solución ELMA para la Gestión de Records automatiza el registro y procesamiento de documentos entrantes y salientes.

Gestión de contratos

Solución ELMA para la Gestión de contratos permite preparar, aprobar, almacenar y procesar los contratos y los documentos relacionados.

Documentos internos

La sección de Documentos Internos ayuda a gestionar los informes y registros internos de la empresa.

Gestión de Facturas

La sección de Gestión de Facturas automatiza aprobación, pago y almacenamiento de facturas.

Custom doc flows

Usando la solución ELMA para la gestión de documentos, el usuario puede fácilmente configurar los procesos básicos para los flujos de documentos y los documentos “no estándar” y establecer el intercambio electrónico de documentos dentro de la empresa.

Funciones de ECM

Almacenamiento de documentos electrónicos

ELMA ECM + tiene una interfaz de almacenamiento de archivos, donde los documentos se organizan jerárquicamente en un conjunto de carpetas. Dentro del sistema de almacenamiento de documentos, los usuarios crean un conjunto de carpetas y la jerarquía para organizar los archivos de documentos en su empresa. Tal sistema de almacenamiento de documentos proporciona una rápida y fácil búsqueda, protección de datos y el almacenamiento seguro de documentos.

Barcoding

El Barcoding permite al usuario rápidamente encontrar una copia electrónica del documento en papel en los archivos de la empresa. El escáner lee el código de barras y el sistema encuentra el documento.

Plantillas de documentos

El motor de plantillas ELMA ECM+ genera documentos de una plantilla. Se puede crear plantillas de Microsoft Office (MS Word, MS Excel), bucles y condiciones.

Rutas de documentos

El motor de ELMA BPM se utiliza para configurar el proceso de ruta de documentos. Un conjunto de actividades para el ECM+ contiene elementos útiles para la gestión de documentos electrónicos: firma, aprobación, consideración, etc.

Carpetas y documentos

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MS Outlook plug-in

MS Outlook plug-in

El MS Outlook Plug-in está integrado en MS Outlook y automatiza las operaciones de rutina con los correos electrónicos. Esta aplicación le permite al usuario crear tareas de los mensajes entrantes, crear documentos de los archivos adjuntos, y registrarlos.

Para crear una tarea con el MS Outlook Plug-in el usuario sólo tiene que seleccionar el masaje en su bandeja de entrada. De acuerdo con el sujeto y el cuerpo del mensaje en MS Outlook, se generan automáticamente el sujeto y la descripción de la tarea. Si el mensaje entrante tiene archivos adjuntos, serán añadidos automáticamente a la tarea también.

Configuración de ECM

La aplicación de ELMA ECM+ está diseñada para trabajar con el contenido corporativo y documentos. Con los ajustes y controles flexibles de ELMA, el usuario puede navegar rápidamente y crear algoritmos no estándar para la gestión de documentos electrónicos.

Creación de tipos de documentos

Cada organización tiene sus propios documentos con estructura específica, un conjunto de atributos, las plantillas, las rutas y los ciclos de vida.

En unos pocos pasos, el usuario puede crear y configurar los tipos de documentos en ELMA Designer y convertir sus documentos y formularios en papel y en un formato electrónico.

Creación de un tipo de documento

Configuración de una página del documento

Configuración de una página del documento

Configuración de la página de documento

Dependiendo del tipo de documento, se puede crear y configurar cualquier página del documento usando el Form Builder. Esto incluye: la estructuración de toda la información; creación de secciones o pestañas; adición de paneles, pestañas, columnas y campos obligatorios.

El Form Builder es especialmente útil si el usuario quiere crear un formulario único, sofisticado y conveniente.

 

Configuración de la esquema de clasificación

Los parámetros de registro de los documentos se puede configurar en función de las necesidades de la empresa. Se puede crear esquemas sencillos para las pequeñas organizaciones y los esquemas de clasificación más complejos con las categorías enumeradas consecutivamente, típicos para las organizaciones grandes.
Se puede personalizar el esquema de clasificación y especificar el flujo de documentos mediante la creación de oficinas de registro, secciones, categorías y tipos de documentos.

Configuración de un esquema de clasificación

Rutas de documentos

Modelado de rutas de documentos

Usando ELMA se puede diseñar procesos de ruta de cualquier complejidad. Hemos creado un diseñador sencillo e intuitivo con una interfaz gráfica fácil de usar que permite modelar los procesos de rutas.

Una vez que el proceso de ruta está modelado, puede ser utilizado tantas veces como sea necesario. Además, proporcionará la visibilidad y trazabilidad de documentos dentro de la organización. El usuario puede iniciar el proceso de ruta desde la página del documento en pocos clics.

Archivo de documentos

ELMA ECM+ cuenta con una interfaz de almacenamiento de archivos estándar, que es familiar incluso para los usuarios inexpertos. Los documentos se almacenan en carpetas ordinarias que proporcionan una manera fácil y rápida de navegar por la información archivada y buscar por carpetas.

Se recomienda archivar las carpetas y documentos (en lugar de eliminarlos); en caso de que necesite restaurarlos posteriormente.

Almacenamiento de documentos