...

Un idea simple de motor BPM

ELMA es un sistema de gestión de procesos empresariales. Permite pasar de instrucciones a una ejecución automática y un seguimiento de los procesos empresariales, ayudando a gestionar y optimizar la eficacia de la empresa.

El motor BPM de ELMA se basa en una idea simple: modelar los procesos de negocio a través de diagramas. Cargando los diagramas en el sistema informático se vuelven ejecutables, el programa permite al usuario controlar y supervisar la ejecución de todos y cada uno de los procesos de negocio en la práctica real de la empresa.

Con éste enfoque los procesos de negocio ejecutables son más relevantes al modelo ideal creado por la empresa.

ELMA permite construir sistemas flexibles y adaptables que pueden cambiar rápidamente, junto con el crecimiento y desarrollo de la empresa. Con ELMA es posible clasificar todos los procesos de negocio  y hacerlos más eficientes.

 

Modelado

El usuario empieza a trabajar con los procesos de negocio diseñando los modelos y adaptándolos completamente a sus necesidades. Ésto es posible debido a una potente herramienta dentro del sistema denominada ELMA Designer.

 

ELMA Designer es una excelente aplicación con una interfaz sencilla y fácil de usar la cual no requiere conocimientos de programación para crear incluso los modelos de proceso más complejos, convirtiéndola en una herramienta perfecta.

ELMA opera BPMN 2.0, generalmente utilizado entre los analistas de negocios. Los diagramas muestran cómo los procesos y las actividades se asocian entre sí. Para crear el diagrama el usuario solamente necesita conectar los elementos de arrastrar y soltar según la lógica de la empresa.

Mientras se diseña y adapta, el usuario especifica los datos dentro del proceso de negocio. Por ejemplo, los datos necesarios para que un ejecutor complete una tarea.

Una vez que el diseño de proceso de negocio está personalizado y creado, tiene que ser publicado. A partir de este momento el usuario es capaz de iniciar la ejecución de dichos procesos en la aplicación web de ELMA.

Modelado de procesos de negocio

Especifique los datos dentro del proceso de negocio

Ejecución

Cuando ya tenemos diseñados y publicados los procesos de la empresa, el usuario puede comenzar la ejecución en la aplicación web de ELMA. Es posible iniciar cualquier número de instancias de un proceso según sea necesario y/o requerido ya que todas ellas serán ejecutadas de forma independiente.

 

ELMA asigna las tareas automáticamente

La información necesaria se muestra en la página web de tarea

El proceso es ejecutado de principio a fin a través de la cadena de transición acorde con el modelo gráfico. ELMA creará automáticamente las tareas para cada usuario adaptadas eficientemente a cada etapa de ejecución del proceso de negocio.

ELMA web muestra al usuario toda la información necesaria para la ejecución de cada tarea en su propia página web particular. El sistema permite personalizar cada página y así adaptarla a cada necesidad, por ejemplo, requerir documentación adjunta, especificar detalles.

 

Una vez finalizada una tarea, no es necesario evaluar los próximos pasos a seguir, ELMA lo hará automáticamente. Por lo tanto, todas aquellas acciones que no requieren trabajo manual serán realizadas prácticamente al instante por ELMA, tales como determinar la ruta que debe seguir el flujo del proceso en cuestión, la ejecución de scripts y asignar el paso siguiente a la persona responsable en la cadena de trabajo.

Control y Seguimiento

Cada instancia del proceso de negocio tiene su propia página web, con todos los detalles del proceso, valores de los parámetros, comentarios y preguntas de los usuarios, tareas activas, ejecutores y estado, etc…

 

Conocemos la importancia de controlar la ejecución de los procesos de negocio de las empresas, por eso ELMA ofrece multiples herramientas, muy útiles para el control y seguimiento:

  • Mis Procesos
  • Monitorizar de Procesos
  • Mapa de Procesos

Mis Procesos: Ésta parte muestra cada proceso con sus respectivas instancias, en el cual el usuario puede ser el iniciador, el responsable o el ejecutor. Los filtros de ELMA proporcionan una navegación cómoda entre las instancias, con información detallada, dirigiendo al usuario a la página correspondiente en cada paso.

En la página Monitorizar de Procesos se muestran los procesos de negocio en los cuales el usuario es el dueño, el supervisor o el informado. No es necesario ser uno de los participantes para ver los detalles. Desde aquí, el usuario puede ir a la página de cualquier instancia del proceso.

Otra opción para controlar la ejecución de un proceso es ver su mapa. Dicho mapa se asemeja al modelo gráfico creado en ELMA Designer. Las operaciones completas están contorneadas con una línea gruesa de color azul y las operaciones corrientes con una línea gruesa de color verde.

Ésta es una manera rápida y visual para que el usuario reciba todos los detalles de las tareas activas y terminadas del proceso. En cualquier momento es posible abrir el mapa del proceso desde la página web de la instancia de dicho proceso.

Por otra parte  los ejecutivos no tendrán que supervisar manualmente los procesos de negocio, ELMA lo hace por ellos. Ejemplo: Si un empleado tiene una tarea fuera de plazo, ELMA lo notificará a sus superiores de manera automática para que tomen las medidas oportunas.

Se puede chequear todos los pasos del proceso de negocios en el mapa del proceso

Se puede establecer las plazos para cada tarea

El Monitorizar de Procesos muestra el proceso completo

Mejora de procesos

Trabajando en los procesos de negocio, los usuarios acumulan un gran número de sugerencias e ideas, encontrando estrategias alternativas para obtener mejores resultados. ELMA BMP permite poner en práctica todas esas ideas mejorando la productividad del sistema y, lo que es más importante, de los usuarios.

Los procesos se cambian a medida que se desarrolla la empresa

 

Cómo hemos mencionado anteriormente, en ELMA BMP cada tarea de proceso de negocio tiene su propia página en la que está contenida toda la información necesaria para tomar una decisión o completar una tarea.

Por ejemplo, el usuario decide que la tarea Aprobar la Solicitud de Día Libre vinculada al departamento de RRHH, debe ser asignada al CEO en lugar del director RRHH (los datos pueden variar dependiendo del organigrama de la empresa).

Usando ELMA BPM se puede cambiar los procesos en el sistema que está operando. Para hacerlo el usuario no debe saber ningún lenguaje de programación o detener el servidor, además los cambios se aplican de forma inmediata. Después de la ejecución del proceso, se puede evaluar inmediatamente la eficacia de los cambios aplicados.