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8 julio 2016 Valeria Evgeneva

Lección 8: BPMN en mejoramiento de procesos de negocio

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas
Lección 2 – Eventos y Compuertas
Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas
Lección 4 – Subprocesos
Lección 5 – Mensajes
Lección 6 – Artefactos y Objetos de Datos
Lección 7 – Ejecución de Procesos

En esta lección veremos como un sistema BPM puede servir para el Control y Mejoramiento de los procesos de negocio.

En la Lección 7 ya hemos dicho que según el Ciclo de Deming, estos procedimientos son muy importantes para la optimización de los procesos de negocio y productos de la compañía.

Debido a la función de control, una vez ejecutado el proceso modelado, se puede ver si está bien implantado, si está enfocado en el objetivo, o si tiene algunos defectos.
Control es crucial para la gestión de procesos de negocio, porque demuestra cualesquiera problemas que existen y permite reaccionar antes de que los problemas puedan causar daño.
El control incluye el análisis de los posibles problemas de los procesos ejecutados. En acuerdo con los resultados del análisis usted puede tomar decisiones de gestión necesarias:

  • Modificar el workflow;
  • Arreglar de nuevo las responsabilidades de los empleados o departamentos;
  • Añadir más personal en las cuellos de botellas de los procesos, si es evidente que los empleados que trabajan en estas secciones no logran cumplir el trabajo;
  • Premiar y promover los empleados mas efectivos y eficientes;
  • Modificar los esquemas de incentivos.

Usando ELMA como ejemplo de un Sistema BPM, vamos a mostrar como el control de procesos se aplica en práctica.
En la Lección 7 vimos como el empleado puede monitorear sus procesos en el Monitorizar de Procesos. Sin embargo, el Monitorizar de Procesos puede ser muy util también para los supervisores y gerentes, porque permite controlar y analizar todos los procesos de negocio.

Algunos procesos incluyen muchos participantes y pueden ser bastante complejos en cuanto a monitorización. Monitorizar de Procesos demuestra como están ejecutados estos procesos, indicando su progreso y los empleados responsables para cada paso.

Fig. 42. Monitorizar de Procesos mostrando los datos estadísticos de los procesos ejecutados

El Monitorizar de Procesos muestra todos los procesos: actuales, cumplidos e interrumpidos. Si el proceso tiene KPIs, se puede ver si los valores de destino se han alcanzado, lo que resulta ser de gran ayuda al tomar decisiones de gestión importantes.
Si en el Monitorizar de Procesos un proceso está marcado con un círculo rojo, sus KPIs no se han alcanzado. Se puede conocer en que etapa del proceso se ha ocurrido el problema, y también ver el empleado responsable por esta etapa.

Fig. 43 Monitorizar de Procesos con datos sobre KPI

En esta situación existen dos opciones:

  • 1 – mejorar el proceso actual. El mejoramiento se hace de manera continúa, es decir que primero se hacen los cambios y luego se averigua como funciona el proceso cambiado. Si el valor de KPI acerca un poco al valor de destino, entonces hay que seguir mejorando el proceso hasta que el valor de destino se alcance completamente.
  • 2 – ajustar el KPI. A veces la gente se equivoca al establecer un valor de destino. En este caso, hay que cambiarlo y modificar el proceso como corresponda.

Si los resultados no le satisfacen, siempre se puede volver a la versión anterior o revisar el historial del mejoramiento ya que toda la información está guardada en el sistema.

ELMA no toma decisiones por usted; simplemente le guía, ofreciendo datos reales de su compañía. ELMA es una herramienta que permite reaccionar a tiempo, modificar y actualizar los procesos de negocio en acuerdo con los cambios externos e internos de la compañía.

Si su empresa no utiliza los KPIs de procesos, igual pueden mejorar y optimizar sus procesos. ELMA es muy flexible y permite modificar los procesos aun cuando están en operación. Cada usuario de negocio puede modificar los procesos de que está encargado en ELMA Designer. No hay que parar el proceso para cambiarlo, se lo puede modificar mientras que se esté operando. ELMA le permite cambiar la estructura del proceso y averiguar de inmediato como el proceso se ha cambiado.

Considera el siguiente ejemplo: el Director General decide que la operación Estimar Costo debe ser cumplida por el Director Comercial y no por uno de los representantes de venta (debido a ciertas peculiaridades del trabajo). Puede modificar el proceso de inmediato mientras que esté activo y sin programación! Una vez el proceso cambiado esté ejecutado, será posible evaluar el efecto de los cambios.

Fig.44. Optimización de proceso

Para alcanzar un resultado deseado hay que mejorar los procesos de manera continúa. Es posible que ayer el proceso estuvo perfecto pero hoy ya no sirve más. Monitorizar ización continúa permite revelar cualesquiera tendencias negativas, señalando al gerente que algunos cambios están requeridos. Se puede comparar los resultados del proceso modificado con los resultados de la versión anterior y ver si los cambios han tenido algún efecto positivo. En caso contrario, usted lo notará en seguida y así podrá revisar las decisiones tomadas o volver a la versión anterior.

Lección 7 y Lección 8 demuestran que solo cumpliendo el completo Ciclo de Deming se puede hacer crecer una empresa y hacerla más competitiva y orientada al futuro.

Con un buen Sistema BPM como ELMA usted puede implantar el enfoque basado en procesos en su compañía y gestionar sus procesos de negocios en todas las etapas de Plan-Do-Check-Act.

Fig. 45. ELMA en el Ciclo de Deming

Esta fue la última lección del nuestro tutorial de BPMN. Esperamos que el tutorial ha sido útil y le ayudará a elevar el rendimiento de su compañía.

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30 Junio 2016 Valeria Evgeneva

Lección 7: Ejecución de los procesos de negocio modelados con BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas
Lección 2 – Eventos y Compuertas
Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas
Lección 4 – Subprocesos
Lección 5 – Mensajes
Lección 6 – Artefactos y Objetos de Datos

Hoy veremos como se ejecutan los procesos modelados con BPMN.

El objetivo principal de BPMN es ofrecer una notación que sea comprensible para todas las partes interesadas de negocio, tanto para los analistas que crean los procesos cuanto para los gerentes que monitorean y controlan dichos procesos.

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27 Junio 2016 Valeria Evgeneva

Lección 6: Usando Artefactos y Objetos de Datos en BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas
Lección 2 – Eventos y Compuertas
Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas
Lección 4 – Subprocesos
Lección 5 – Mensajes

En la Lección 6 del nuestro tutorial de BPMN hablamos sobre Artefactos, Objetos de datos y Asociaciones.

En BPMN, los Artefactos, Objetos de datos y Asociaciones se usan para capturar información adicional sobre el proceso. Estos elementos no afectan el flujo de proceso, no son ejecutables y solo sirven para hacer el diagrama más comprensible.
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21 Junio 2016 Alex Budin

Procesos de negocio del departamento HR

A menudo se puede escuchar una frase banal: el recurso humano es el principal activo de la empresa. Sin embargo, en la práctica los procesos que están de alguna manera relacionados con la gestión de los recursos humanos son los últimos para automatizar. En primer lugar optimizan y automatizan el proceso clave de la empresa que compone la cadena del valor de la organización. Luego automatizan los procesos del departamento de contabilidad, gestión de documentos. En lo que se refiere a la gestión del personal, el trabajo se hace de acuerdo con los escenarios familiares. El cumplimiento de los requisitos se asegura por las normativas escritas y los esfuerzos de los empleados del departamento HR.
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16 Junio 2016 Valeria Evgeneva

Lección 5: Mensajes en BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas
Lección 2 – Eventos y Compuertas
Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas
Lección 4 – Subprocesos

En la quinta lección de nuestra guía de BPMN veremos como el Flujo de Mensaje, Mensajes y las actividades Recibir Mensaje y Enviar Mensaje se utilizan en BPMN.

Mensaje es un concepto fundamental de BPMN, es el contenido de la comunicación entre participantes separados. La misma comunicación está representada por el Flujo de Mensaje. Flujo de Mensaje muestra la interacción entre dos participantes de la comunicación representados por dos Pools separados.
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10 Junio 2016 Valeria Evgeneva

Términos BPM que deberías saber

Glossary esp

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

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9 Junio 2016 Valeria Evgeneva

Lección 4: Subprocesos en BPMN

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas
Lección 2 – Eventos y Compuertas
Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas

En esta lección del nuestro tutorial veremos como los Subprocesos se utilizan para el modelado de procesos de negocio.

Un Subproceso representa múltiples actividades que se operan juntas como parte de un proceso padre.
Un Subproceso puede ser representado de forma colapsada o expandida. En caso de un Subproceso expandido, todos los detalles serán mostrados dentro de su forma.

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8 Junio 2016 Valeria Evgeneva

Forma Inteligente de Automatizar la Gestión de Proyectos

El éxito de cada proyecto depende de muchos aspectos: claridad de metas y objetivos, control del alcance del proyecto, recursos, cronograma, calidad y riesgos.

Para gestionar varios proyectos a un mismo tiempo, ya no basta con un sistema de gestión de proyectos regular, porque no tiene capacidades requeridas. Desarrollar y personalizarlo es demasiado costoso y requiere mucho tiempo. Mientras tanto, una solución basada en procesos de negocio puede ser de gran ayuda: permite automatizar los procesos de rutina y dedicar más tiempo a las tareas complejas y significantes.
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2 Junio 2016 Valeria Evgeneva

Lección 3: Personalización de proceso de negocio con elementos BPMN: Pools, Carriles y Tareas

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas
Lección 2 – Eventos y Compuertas

La tercera lección del nuestro tutorial de BPMN aborda a los Pools y Carriles. También cubre en más detalle la Tarea, un elemento que ya hemos visto en la Lección 1.

BPMN usa los Pools y Carriles para demostrar como interactúan los participantes de un proceso de negocio. Habitualmente, en los sistemas BPM, un Pool se define como un contenedor del proceso que representa todas las actividades y ejecutores.
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30 Mayo 2016 Alex Budin

¿Qué procesos se deben automatizar primeros?

El éxito y la capacidad competitiva de la empresa dependen directamente de lo que hace para mejorar su rendimiento y reducir los costos. El mercado moderno establece condiciones estrictas para reducir los costos en todas las áreas de negocio. A menudo los propietarios de negocios y ejecutivos tienen que apretarse el cinturón. Para minimizar riesgos de cometer errores estratégicos y perder los clientes, están optando cada vez más por la automatización del trabajo de los empleados. En este caso, la automatización de procesos de negocio no sólo es una gran ventaja para los empresarios, sino también una de las principales formas de desarrollo de una empresa en el mercado moderno.

Sin embargo, es laborioso y costoso automatizar todos los procesos de negocio a la vez. En este artículo vamos a ver los procesos que deben automatizarse, y los que se pueden mejorar mediante la formación de personal, análisis constante y control por parte de ejecutivos.

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